Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (Giám đốc, Tổng Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị…) là người nhân danh công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ trong giao dịch hằng ngày. Việc thay đổi người đại diện pháp luật cần được thực hiện nhanh chóng và đăng ký kịp thời với cơ quan nhà nước để tránh gây gián đoạn các hoạt động ký kết hợp đồng, giao dịch ngân hàng và phát hành hóa đơn. Công ty Luật Hồng Bàng xin hướng dẫn chi tiết hồ sơ và thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật dưới đây!

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020;
• Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/06/2025 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư số 68/2025/TT-BTC ngày 01/07/2025 của Bộ Tài chính ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp.

Trình tự thực hiện

• Bước 1: Thông qua quyết định thay đổi: Doanh nghiệp tổ chức họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (tùy thuộc loại hình doanh nghiệp) để thông qua quyết định bổ nhiệm người đại diện pháp luật mới.
• Bước 2: Nộp hồ sơ trực tuyến: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi, doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Bước 3: Tiếp nhận và xử lý: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính (Sở KH&ĐT địa phương) tiếp nhận, thẩm xét hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Cách thức thực hiện

• Hình thức nộp: Trực tuyến 100% qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Thời hạn giải quyết: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thành phần hồ sơ tương ứng từng loại hình

Hồ sơ đăng ký thay đổi bao gồm các tài liệu bắt buộc sau:

1. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật (Mẫu số 13 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC);

2. Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo pháp luật mới (được miễn nộp bản sao nếu đã kê khai chính xác Số định danh cá nhân để liên thông dữ liệu dân cư theo Nghị định số 168/2025/NĐ-CP);

3. Văn bản thông qua việc thay đổi người đại diện tương ứng từng loại hình công ty:

• Đối với Công ty TNHH 1 thành viên: Bản sao hoặc bản chính Quyết định của Chủ sở hữu công ty.
• Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Bản sao hoặc bản chính Nghị quyết, Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng thành viên.
• Đối với Công ty Cổ phần:

• • Bản sao hoặc bản chính Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng quản trị (trong trường hợp việc thay đổi không làm sửa đổi Điều lệ công ty).
  • Bản sao hoặc bản chính Nghị quyết và Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông (trong trường hợp việc thay đổi làm sửa đổi nội dung Điều lệ công ty).

4. Trường hợp khẩn cấp (Khoản 6 Điều 12 Luật Doanh nghiệp): Nếu người đại diện cũ bị chết, mất tích, đang bị tạm giam, chấp hành hình phạt tù, trốn khỏi nơi cư trú… hồ sơ thay thế Nghị quyết/Quyết định bằng Bản sao văn bản xác nhận sự việc tương ứng của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Yêu cầu, điều kiện thực hiện

• Người ký Giấy đề nghị đăng ký: Phải tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền ký quy định tại Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Thông thường, người ký là Chủ tịch mới được bầu/bổ nhiệm hoặc người được Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị ủy quyền ký để tránh trường hợp người đại diện cũ bất hợp tác không chịu ký hồ sơ bàn giao.
• Nghĩa vụ cập nhật thông tin sau thay đổi: Ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải thực hiện cập nhật ngay thông tin đại diện pháp luật mới với các bên liên quan: ngân hàng thương mại (thay đổi chủ tài khoản và token), cơ quan Thuế, nhà cung cấp chữ ký số (chữ ký số của Giám đốc mới) và hệ thống hóa đơn điện tử để không ảnh hưởng đến việc xuất hóa đơn.

Trên đây là toàn bộ bài viết của chúng tôi về Thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Quý Khách hàng nếu có nhu cầu tư vấn soạn thảo hồ sơ, rà soát điều kiện làm người đại diện hoặc sử dụng dịch vụ thay đổi giấy phép trọn gói, vui lòng liên hệ qua các hình thức sau:

Liên hệ trực tiếp với Luật sư Nguyễn Đức Trọng qua hotline: 0912.35.65.75;

Gửi thư yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com

Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!

Tags: công ty, người đại diện, người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp, thủ tục, hồ sơ, ctcp, công ty cổ phần, tnhh, trách nhiệm hữu hạn