Việc sử dụng chuyên gia và lao động kỹ thuật nước ngoài đã trở thành một phần tất yếu trong hoạt động của các doanh nghiệp và nhà thầu tại Việt Nam. Tuy nhiên, quy định về quản lý lao động nước ngoài rất chặt chẽ và có sự liên đới giữa nhiều bộ luật như Lao động, Thuế, Xuất nhập cảnh. Qua thực tiễn hỗ trợ doanh nghiệp, Công ty Luật Hồng Bàng xin tổng hợp 5 nội dung trọng tâm mà doanh nghiệp cần thực hiện để đảm bảo tính tuân thủ pháp lý cao nhất trong công tác quản lý nhân sự nước ngoài.
Căn cứ pháp lý
– Bộ luật Lao động năm 2019 (Văn bản hợp nhất năm 2026);
– Nghị định 152/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP);
– Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động;
– Nghị định 282/2025/NĐ-CP quy định về quản lý xuất nhập cảnh và cư trú của người nước ngoài.
Các nội dung trọng tâm cần rà soát tuân thủ
1. Đảm bảo 100% nhân sự nước ngoài có Giấy phép lao động (GPLĐ)
Mọi người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều phải được cấp GPLĐ (trừ các trường hợp được miễn theo quy định). Doanh nghiệp cần lưu ý tuyệt đối không bố trí nhân sự làm việc thực tế khi chưa hoàn tất thủ tục này.
Theo Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi sử dụng lao động nước ngoài không có GPLĐ có mức phạt tiền rất cao (từ 60 triệu đến 150 triệu đồng đối với tổ chức) và người lao động có thể đối mặt với hình thức xử phạt bổ sung là trục xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam.
2. Sự đồng nhất về Chức danh công việc giữa Hợp đồng lao động và Giấy phép lao động
Cơ quan thanh tra thường đối soát trực tiếp “Tên chức danh” được ghi trên Hợp đồng lao động (HĐLĐ) với nội dung ghi trên GPLĐ. Doanh nghiệp cần rà soát để đảm bảo chức danh trong HĐLĐ phải khớp hoàn toàn với vị trí đã được cấp phép. Trường hợp có sự khác biệt về mặt câu chữ, doanh nghiệp nên thực hiện ký kết Phụ lục hợp đồng điều chỉnh để đảm bảo tính thống nhất.
3. Quản lý thời hạn hiệu lực của Hợp đồng lao động và Giấy phép lao động
Theo Điều 151 Bộ luật Lao động, thời hạn của HĐLĐ đối với người lao động nước ngoài không được vượt quá thời hạn của GPLĐ. Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình theo dõi thời hạn để đảm bảo:
– Hiệu lực của HĐLĐ bắt đầu trùng hoặc sau ngày GPLĐ có hiệu lực.
– Ngày kết thúc HĐLĐ không được muộn hơn ngày hết hạn của GPLĐ.
4. Quản lý Thị thực (Visa) và Thẻ tạm trú (TRC)
GPLĐ chỉ là điều kiện cần để làm việc, còn Visa/Thẻ tạm trú là điều kiện đủ để người nước ngoài cư trú hợp pháp. Người có GPLĐ phải sử dụng Visa ký hiệu LĐ1, LĐ2 hoặc Thẻ tạm trú tương ứng. Việc sử dụng Visa du lịch (DL) hoặc Visa doanh nghiệp ngắn hạn (DN1, DN2) để làm việc dài hạn là trái quy định.
Bên cạnh đó doanh nghiệp cần có hệ thống theo dõi ngày hết hạn Visa/Thẻ tạm trú để thực hiện thủ tục gia hạn trước ít nhất 05 – 10 ngày làm việc. Việc để chuyên gia cư trú quá hạn không chỉ khiến doanh nghiệp bị phạt (theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP) mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín pháp lý của công ty với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
5. Thực hiện nghĩa vụ Báo cáo sử dụng lao động định kỳ
Doanh nghiệp có nghĩa vụ báo cáo tình hình thay đổi lao động (bao gồm lao động nước ngoài) định kỳ 06 tháng (trước ngày 05/6) và hằng năm (trước ngày 05/12).
Hình thức: Báo cáo thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc gửi văn bản đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động tại địa phương. Việc chậm trễ hoặc không báo cáo có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10 triệu đến 20 triệu đồng.
Quản lý lao động nước ngoài đòi hỏi sự cẩn trọng và chuẩn xác trong từng chi tiết hồ sơ. Việc thực hiện đúng và đủ các nghĩa vụ nêu trên không chỉ bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro hành chính mà còn tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp cho các chuyên gia nước ngoài.
Trên đây là toàn bộ bài viết của chúng tôi về Công tác rà soát tuân thủ pháp luật lao động nước ngoài. Quý Khách hàng nếu cần tư vấn chi tiết hơn hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ kiểm toán pháp lý nhân sự, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các hình thức sau:
Liên hệ trực tiếp với Luật sư Nguyễn Đức Trọng qua hotline: 0912.35.65.75;
Gửi thư yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com;
Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!
Tags: lao động nước ngoài, giấy phép lao động, visa lao động, lao động, rà soát tuân thủ
