Trong xu hướng chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác quản lý lao động, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử đang trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Nhằm hoàn thiện hành lang pháp lý cho hoạt động này, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành, trong đó có nhiều quy định mới được áp dụng từ ngày 01/7/2026. Bài viết dưới đây của Luật Hồng Bàng sẽ phân tích những điểm mới nổi bật liên quan đến hợp đồng lao động điện tử, bao gồm yêu cầu xác thực qua VNeID, cấp mã định danh hợp đồng và những lưu ý pháp lý mà doanh nghiệp cần quan tâm.

1. Xu hướng số hóa trong quản trị nhân sự

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc ký kết và quản lý hợp đồng lao động bằng phương thức điện tử đang trở thành xu hướng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Hợp đồng lao động điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn tạo thuận lợi trong việc lưu trữ, tra cứu và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến lao động.

Để hoàn thiện hành lang pháp lý cho mô hình này, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử và Bộ Nội vụ tiếp tục ban hành Thông tư số 08/2026/TT-BNV hướng dẫn thực hiện. Đáng chú ý, từ ngày 01/7/2026, nhiều quy định mới về xác thực danh tính, quản lý dữ liệu và cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử sẽ chính thức được áp dụng.

2. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được định nghĩa như sau: 

“1. Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.”

Về giá trị pháp lý, hợp đồng lao động điện tử có giá trị tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải đồng thời tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, dữ liệu, an toàn thông tin mạng, lưu trữ điện tử và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Lưu ý, pháp luật hiện hành không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hợp đồng lao động điện tử. Doanh nghiệp vẫn có thể lựa chọn ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản giấy như trước đây. Tuy nhiên, Nhà nước đang khuyến khích áp dụng hợp đồng lao động điện tử nhằm thúc đẩy chuyển đổi số trong quản trị lao động và giải quyết thủ tục hành chính.

3. Điểm mới đáng chú ý từ ngày 01/7/2026

3.1. Bắt buộc xác thực thông qua VNeID khi sử dụng nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Một trong những thay đổi quan trọng nhất là việc người lao động và người sử dụng lao động phải sử dụng tài khoản định danh điện tử (VNeID) để đăng nhập và thực hiện các giao dịch trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Đối với người lao động, việc truy cập hệ thống được thực hiện thông qua tài khoản định danh điện tử cá nhân. Đối với doanh nghiệp, việc đăng nhập được thực hiện bằng tài khoản định danh điện tử của tổ chức theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

Chi tiết trình tự thực hiện đăng ký tài khoản truy cập nền tảng hợp đồng lao động điện tử được quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư số 08/2026/TT-BNV như sau: 

“Điều 7. Đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

1. Việc đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của người sử dụng lao động, người lao động được thực hiện như sau:

a) Đăng ký tài khoản định danh điện tử theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử, sử dụng tài khoản định danh điện tử do Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia (VNeID) cấp theo quy định của pháp luật để đăng nhập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử: người lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân; người sử dụng lao động là tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức, người sử dụng lao động là cá nhân sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân. Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức không đăng ký được tài khoản định danh tổ chức theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử thì đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

b) Nền tảng hợp đồng lao động điện tử khai thác trạng thái hiệu lực của tài khoản định danh điện tử do Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia cung cấp.

c) Trường hợp tài khoản định danh điện tử của người sử dụng lao động, người lao động bị khóa hoặc thay đổi trạng thái theo quy định của pháp luật, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện việc điều chỉnh quyền truy cập, sử dụng tài khoản tương ứng trên cơ sở kết quả xác thực do Hệ thống định danh và xác thực điện tử cung cấp.”

Quy định này nhằm tăng cường khả năng xác thực chủ thể ký kết, hạn chế tình trạng giả mạo danh tính và nâng cao độ tin cậy của hợp đồng lao động điện tử.

3.2. Hợp đồng lao động điện tử phải được cấp mã định danh (ID)

Từ ngày 01/7/2026, việc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc sau (Điều 4 Thông tư số 08/2026/TT-BNV): 

“Điều 4. Nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử

1. Mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử nếu đảm bảo quy định sẽ được cấp một ID duy nhất và không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.

2. ID được cấp một lần, không thay đổi cả trong trường hợp hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được gắn ID của hợp đồng lao động điện tử đó.

3. Cơ quan nhà nước dùng ID làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử. Việc cấp ID đối với hợp đồng lao động điện tử không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử đã được các bên giao kết.

4. ID được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu (theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động, mã số thuế của người sử dụng lao động) do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử xây dựng phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu nhưng các mã này không thay thế cho ID.”

Như vậy, mỗi hợp đồng hợp lệ sẽ được cấp một mã ID duy nhất và không trùng lặp. Mã định danh này được duy trì trong suốt quá trình tồn tại của hợp đồng, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt.

Việc cấp mã định danh giúp cơ quan quản lý nhà nước và các bên liên quan dễ dàng kiểm tra, xác thực và quản lý tình trạng pháp lý của hợp đồng lao động điện tử.

3.3. Siết chặt yêu cầu về xác thực và tính hợp lệ của hợp đồng

Không phải mọi hợp đồng điện tử được ký kết đều mặc nhiên được công nhận trên hệ thống.

Theo quy định mới, hợp đồng lao động điện tử có thể bị từ chối cấp mã định danh nếu không đáp ứng các điều kiện về:

• Xác thực danh tính của các bên;
• Chữ ký điện tử hoặc chữ ký số hợp lệ;
• Dấu thời gian theo quy định;
• Chứng thực thông điệp dữ liệu;
• Các điều kiện kỹ thuật khác theo quy định của pháp luật.

Chi tiết quy định yêu cầu về xác thực và tính hợp lệ của hợp đồng được quy định tại Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP. 

4. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Trước khi các quy định mới chính thức được áp dụng, doanh nghiệp nên chủ động rà soát và chuẩn bị các nội dung sau:

Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống định danh điện tử

Doanh nghiệp cần đăng ký và duy trì tài khoản định danh điện tử của tổ chức để phục vụ việc truy cập và sử dụng Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Thứ hai, rà soát quy trình ký kết hợp đồng

Các quy trình ký kết hiện nay cần được kiểm tra để bảo đảm đáp ứng yêu cầu về xác thực danh tính, chữ ký điện tử, lưu trữ dữ liệu và chứng minh tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu.

Thứ ba, nâng cấp hệ thống lưu trữ dữ liệu

Doanh nghiệp nên xây dựng cơ chế quản lý hồ sơ lao động điện tử tập trung, bảo đảm khả năng truy xuất, sao lưu và bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật.

Thứ tư, cập nhật quy chế nội bộ

Các quy chế liên quan đến quản lý nhân sự, làm việc từ xa, sử dụng chữ ký điện tử và bảo mật thông tin cần được rà soát, sửa đổi để phù hợp với khung pháp lý mới.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định số 337/2025/NĐ-CP do Chính Phủ ban hành ngày 24 tháng 12 năm 2025 quy định về hợp đồng lao động điện tử. 
• Thông tư số 08/2026/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành ngày 15 tháng 5 năm 2026 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 337/2025/NĐ-CP ngày 24 tháng 12 năm 2025 của Chính phủ quy định về hợp đồng lao động điện tử. 

Trên đây là một số nội dung liên quan đến hợp đồng lao động điện tử. Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn về vấn đề trên, vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật sư Nguyễn Đức Trọng qua  hotline: 0912.35.65.75, hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com.

Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!

Tags: nền tảng hợp đồng lao động điện tử, Thông tư số 08/2026/TT-BNV, Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử