Hiện nay, thực trạng trùng mã số thuế cá nhân xảy ra khá thường xuyên, vậy cách xử lý khi mã số thuế cá nhân bị trùng như thế nào? Trong bài viết này, Luật Hồng Bàng sẽ giúp Quý khách hàng giải đáp câu hỏi này.

1. Các trường hợp dẫn đến trùng mã số thuế cá nhân

Mã số thuế cá nhân là một mã số mà mỗi cá nhân sử dụng để thực hiện việc kê khai các khoản thu nhập của mình. Thông qua đó, tính được khoản thuế phải nộp và nộp thuế đúng theo quy định của nhà nước. Mỗi cá nhân sẽ chỉ được cấp và sử dụng một mã số thuế cá nhân duy nhất. Tuy nhiên, có những trường hợp mà mã số thuế cá nhân bị trùng. Tiểu biểu là hai trường hợp:

Trường hợp 1: Trùng số chứng minh nhân dân

Căn cứ pháp lý để cơ quan thuế xác định tính duy nhất của một cá nhân chính là số chứng minh nhân dân do cơ quan Công an cấp. Về nguyên tắc số chứng minh nhân dân do cơ quan Công an cấp là mã số duy nhất đối với mỗi cá nhân.

Tuy nhiên trong thực tế nhiều trường hợp trùng số chứng minh nhân dân giữa 2 cá nhân ở hai địa phương khác nhau. Theo nguyên tắc xử lý cấp mã số thuế cá nhân hiện tại không cho phép cấp mã số thuế cho trường hợp trùng chứng minh nhân dân.

Trường hợp 2: Số chứng minh của cá nhân đó bị khai báo trộm

Cá nhân đó chưa đăng ký nhưng số chứng minh đã có trên hệ thống; Hoặc cá nhân làm việc tại công ty A nhưng mã số thuế cá nhân của họ được sử dụng cả cho công ty B, công ty C mà họ hoàn toàn không biết.

Cách xử lý: Đối với các trường hợp bị lấy trộm mã số thuế thu nhập cá nhân, các cá nhân nên đến làm việc với cục thuế để phát hiện ra đơn vị nào đang sử dụng chứng minh nhân dân của mình .Theo Luật Quản lý thuế, đơn vị đó sẽ bị truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp liên quan đến phần khai gian dối.

2. Cách xử lý khi mã số thuế cá nhân bị trùng

2.1. Bước 1: Gửi yêu cầu xác minh chứng minh nhân dân tới cơ quan Thuế

Cơ quan Thuế có cá nhân đang bị báo trùng số chứng minh nhân dân (sau đây gọi tắt là cơ quan thuế A) gửi phiếu yêu cầu xác minh số chứng minh nhân dân tới cơ quan Thuế có người nộp thuế cùng số chứng minh nhân dân đã được cấp mã số thuế (gọi tắt là cơ quan Thuế B).

Hồ sơ đề nghị xác minh bao gồm:

• Phiếu yêu cầu xác minh số chứng minh nhân dân;
• Bản sao (phô tô) chứng minh nhân dân của người nộp thuế đang xin cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế A.

2.2. Bước 2: Cơ quan thuế thực hiện kiểm tra lại số chứng minh nhân dân của người nộp thuế

Cơ quan Thuế B nhận được hồ sơ đề nghị xác minh, của cơ quan thuế A, thực hiện kiểm tra lại số chứng minh nhân dân của người nộp thuế bị báo trùng trên hồ sơ gốc của người nộp thuế lưu tại cơ quan Thuế.

Trường hợp người nộp thuế đăng ký mã số thuế qua hệ thống đăng ký thuế thu nhập cá nhân Online, cơ quan thuế B liên hệ với doanh nghiệp chủ quản của người nộp thuế yêu cầu cung cấp bản sao chứng minh nhân dân của người nộp thuế đã được cấp mã số thuế. Kết quả xác minh sẽ có thể xảy ra 2 tình huống như sau:

• Tính huống 1: Số chứng minh nhân dân của người nộp thuế đã được cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế B trên hồ sơ gốc không trùng với số chứng minh nhân dân đã nhập trong ứng dụng đăng ký thuế (lỗi do người nộp thuế kê khai sai hoặc do cơ quan Thuế B nhập sai), cơ quan Thuế B thực hiện thay đổi lại thông tin của người nộp thuế đã được cấp mã trên hệ thống đăng ký thuế. Sau khi thay đổi thông tin số chứng minh nhân dân của người nộp thuế đã được cấp mã thành công, cơ quan Thuế B thông báo cho cơ quan thuế A được biết;
• Tình huống 2: Số chứng minh nhân dân trên hồ sơ gốc trùng với số chứng minh nhân dân cần xác minh, cơ quan Thuế B lập hồ sơ trả lời xác minh gửi cơ quan Thuế A.

Trong cả 2 tình huống trên, thông tin phản hồi từ cơ quan Thuế B cho cơ quan Thuế A bao gồm:

• Phiếu trả lời yêu cầu xác minh số chứng minh nhân dân;
• Bản sao chứng minh nhân dân của người nộp thuế đã được cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế B.

2.3. Bước 3: Căn cứ vào kết quả trả lời của cơ quan Thuế B, cơ quan Thuế A thực hiện

• Trường hợp 1: Sau khi nhận được thông báo của cơ quan thuế B về việc cơ quan thuế B đã điều chỉnh thông tin số chứng minh nhân dân của người nộp thuế đã được cấp mã số thuế tại cơ quan thuế B, cơ quan thuế A chỉ việc gửi lại thông tin của người nộp thuế về Tổng cục để cấp mã số thuế cho người nộp thuế theo đúng quy trình đăng ký thuế;
• Trường hợp 2: người nộp thuế đã được cấp mã tại cơ quan Thuế B và người nộp thuế đang xin cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế A được xác định là cùng một cá nhân, cơ quan Thuế A thực hiện thủ tục thay thế mã số thuế cho người nộp thuế (thay lại đúng mã số thuế mà cơ quan Thuế B đã cấp trước đây cho người nộp thuế);
• Trường hợp 3: người nộp thuế đã được cấp mã tại cơ quan Thuế A và người nộp thuế xin cấp mã tại cơ quan Thuế B là hai cá nhân khác nhau nhưng có cùng một số chứng minh nhân dân, cơ quan Thuế A vận động, giải thích cho người nộp thuế nên đi đổi lại chứng minh nhân dân mới để đảm bảo quyền lợi cá nhân của người nộp thuế trong đời sống xã hội.

Trường hợp người nộp thuế từ chối không đổi chứng minh nhân dân, cơ quan Thuế A thực hiện việc cấp mã số thuế thu nhập cá nhân cho người nộp thuế như sau:

• Thực hiện xác nhận trùng chứng minh nhân dân trên hệ thống đăng ký mã số thuế (TIN) bằng cách nhập bổ sung thêm 03 ký tự là ký tự viết tắt tên tỉnh theo quy định của ngành Thuế vào ô chứng minh nhân dân ngay sau số cuối cùng của dãy số chứng minh nhân dân của người nộp thuế (Ví dụ: Nam Định viết tắt là NDI, Hà Nam là HNA, Hà Nội là HAN, Đồng Nai là DON; Hồ Chí Minh là HCM v.v…) và thực hiện việc đăng ký mã số thuế theo đúng quy trình đăng ký thuế hiện hành. (Ví dụ: 0112345678HAN). Việc đưa thêm ký tự sau số chứng minh nhân dân trong hệ thông tin của ngành Thuế nhằm mục đích phân biệt và xác định trường hợp cấp mã số thuế cho 2 cá nhân khác nhau bị trùng số chứng minh nhân dân, đồng thời phục vụ việc quản lý, thống kê dữ liệu và tra cứu dữ liệu cá nhân trùng số chứng minh nhân dân được thuận lợi;
• Cơ quan Thuế A lưu kèm hồ sơ đăng ký thuế của người nộp thuế bản sao chứng minh nhân dân của người nộp thuế trùng chứng minh nhân dân  mà cơ quan Thuế B đã cấp mã số thuế trước (do cơ quan thuế B gửi), phục vụ việc tra cứu hồ sơ sau này.

3. Hướng dẫn thay đổi thông tin của người lao động

3.1. Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế

Thông tư 95/2016/TT-BTC – Đăng ký thuế quy định: Người nộp thuế là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ gia đình, nhóm cá nhân, cá nhân kinh doanh và cá nhân khác thay đổi các thông tin đăng ký thuế không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý.

Đối với người nộp thuế là tổ chức kinh tế, tổ chức khác (kể cả đơn vị trực thuộc), hồ sơ gồm:

• Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST ban hành kèm theo Thông tư này;
• Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các Giấy tờ này có thay đổi;

Đối với người nộp thuế là hộ gia đình, nhóm cá nhân, cá nhân kinh doanh (thay đổi thông tin đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế), hồ sơ gồm:

• Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư này;
• Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh nếu thông tin đăng ký thuế trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh có thay đổi;
• Bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam); bản sao không yêu cầu chứng thực hộ chiếu còn hiệu lực (đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài) nếu thông tin đăng ký thuế trên các Giấy tờ này có thay đổi.

Đối với người nộp thuế là cá nhân có phát sinh thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân, trừ cá nhân kinh doanh:

Người nộp thuế thay đổi thông tin trực tiếp với cơ quan thuế, hồ sơ gồm:

• Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư này để thay đổi thông tin cho cá nhân người nộp thuế và người phụ thuộc;
• Bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam); hộ chiếu còn hiệu lực (đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài) nếu thông tin đăng ký thuế của cá nhân trên các Giấy tờ này có thay đổi;
• Bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên) hoặc Giấy khai sinh (đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi); bản sao không yêu cầu chứng thực hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực (đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài) nếu thông tin đăng ký thuế của người phụ thuộc trên các Giấy tờ này có thay đổi.

Người nộp thuế thay đổi thông tin qua cơ quan chi trả thu nhập:

• Trường hợp thay đổi thông tin cho cá nhân người nộp thuế:Cá nhân gửi Bản sao không yêu cầu chứng thực các giấy tờ có thay đổi thông tin liên quan đến đăng ký thuế cho cơ quan chi trả thu nhập. Cơ quan chi trả thu nhập lập Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập mẫu số 05-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư này. Trên tờ khai đánh dấu vào ô “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” và ghi các thông tin đăng ký thuế có thay đổi;
• Trường hợp thay đổi thông tin cho người phụ thuộc:Cá nhân gửi Bản sao không yêu cầu chứng thực các giấy tờ có thay đổi thông tin liên quan đến đăng ký thuế của người phụ thuộc cho cơ quan chi trả thu nhập. Cơ quan chi trả thu nhập lập Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập mẫu số 20-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư này. Trên tờ khai đánh dấu vào ô “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” và ghi các thông tin đăng ký thuế có thay đổi.

3.2. Địa điểm nộp hồ sơ đăng ký thuế thực hiện

Về địa điểm nộp hồ sơ đăng ký thuế thực hiện theo quy định tại Điều 24 Luật quản lý thuế, cụ thể:

Tổ chức kinh tế và các đơn vị trực thuộc (trừ hợp tác xã, tổ hợp tác); nhà thầu, nhà đầu tư tham gia hợp đồng dầu khí; nhà thầu nước ngoài nộp hồ sơ đăng ký thuế tại Cục Thuế nơi đặt trụ sở.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay thuế cho nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài; tổ chức nộp thay cho cá nhân hợp đồng, hợp tác kinh doanh và tổ chức, cá nhân được cơ quan thuế ủy nhiệm thu nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Tổ chức khác nộp hồ sơ đăng ký thuế tại:

• Cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở đối với tổ chức do cơ quan trung ương và cơ quan cấp tỉnh ra quyết định thành lập;
•  Chi cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở đối với tổ chức do cơ quan cấp qcện ra quyết định thành lập.

Cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân thông qua cơ quan chi trả thu nhập nếu có uỷ quyền cho cơ quan chi trả đăng ký thuế cho bản thân và cho người phụ thuộc thì nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan chi trả thu nhập; cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp tờ khai đăng ký thuế của từng cá nhân để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Cá nhân thuộc diện nộp thuế thu nhập cá nhân, cá nhân đăng ký thuế cho người phụ thuộc nộp trực tiếp không qua cơ quan chi trả thu nhập, nộp hồ sơ đăng ký thuế tại các địa Điểm tương ứng với từng trường hợp sau:

• Tại Cục Thuế nơi cá nhân có địa chỉ thường trú tại Việt Nam đối với cá nhân nước ngoài sử dụng tiền viện trợ nhân đạo, viện trợ không hoàn lại của nước ngoài mua hàng hoá, dịch vụ có thuế giá trị gia tăng ở Việt Nam để viện trợ không hoàn lại, viện trợ nhân đạo;
• Tại Cục Thuế trực tiếp quản lý nơi cá nhân làm việc đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế;
• Tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức, cá nhân trả từ nước ngoài (trường hợp cá nhân không làm việc tại Việt Nam);
• Tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú).

Hợp tác xã, tổ hợp tác, hộ gia đình, nhóm cá nhân, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký thuế tại Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở chính.

Các cá nhân khác có nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước thực hiện đăng ký thuế tại Chi cục Thuế nơi cá nhân có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước (chuyển nhượng bất động sản, cấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, lệ phí trước bạ ô tô, xe máy, tàu, thuyền…).

Như vậy,

• Trường hợp 1: Cá nhân tự đi làm thủ tục với cơ quan thuế hồ sơ bao gồm : mẫu 08-MST + bản sao chứng thực giấy tờ có thay đổi.
• Trường hợp 2: Tổ chức sử dụng lao động làm thủ tục thay : mẫu số 05-ĐK-TH-TCT + bản sao chứng thực giấy tờ có thay đổi.

4. Cơ sở pháp lý

• Luật thuế thu nhập cá nhân 2007 sửa đổi, bổ sung năm 2014;
• Luật Quản lý thuế năm 2019;
• Thông tư 95/2016/TT-BTC.

Trên đây là bài tư vấn của Hồng Bàng về vấn đề trùng mã số thuế cá nhân theo quy định pháp luật hiện hành. Qua bài viết này, chúng tôi mong rằng sẽ giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận dịch vụ này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Luật sư:  Nhật Nam qua  hotline: 0912.35.65.75, gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí: 1900 6575 hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com.

Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!

Trân trọng!  

Công ty Luật Hồng Bàng./.