1. Nội quy lao động là gì?

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành nhằm quy định các quy tắc xử sự, quyền và nghĩa vụ của người lao động trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Nội quy lao động là cơ sở pháp lý quan trọng để doanh nghiệp tổ chức, quản lý lao động, duy trì trật tự tại nơi làm việc và xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm.

Theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019, đối với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì việc ban hành nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền là nghĩa vụ bắt buộc.

Việc không xây dựng hoặc không đăng ký nội quy lao động theo quy định có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý đáng kể cho doanh nghiệp, đặc biệt trong quá trình xử lý kỷ luật lao động hoặc giải quyết tranh chấp lao động.

2. Cơ sở pháp lý

Thủ tục đăng ký nội quy lao động hiện nay được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản pháp luật sau:

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14;
• Nghị định số 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động;
• Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động;
• Quyết định số 628/QĐ-BNV ngày 20/6/2025 của Bộ Nội vụ công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực lao động, tiền lương và quan hệ lao động.

3. Trường hợp phải đăng ký nội quy lao động

Theo Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải:

• Ban hành nội quy lao động bằng văn bản;
• Thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động, pháp luật không bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên xây dựng các quy chế quản lý nội bộ nhằm làm cơ sở điều hành và xử lý các vấn đề phát sinh trong quan hệ lao động.

4. Nội dung chủ yếu của nội quy lao động

Theo Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy lao động phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

4.1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

Quy định cụ thể về:

• Giờ bắt đầu và kết thúc làm việc;
• Ca làm việc;
• Thời gian nghỉ giữa giờ;
• Nghỉ hằng tuần;
• Nghỉ lễ, tết;
• Nghỉ phép năm.

4.2. Trật tự tại nơi làm việc

Quy định về:

• Tác phong làm việc;
• Chấp hành mệnh lệnh điều hành;
• Quy định về sử dụng tài sản, trang thiết bị;
• Quy định về văn hóa doanh nghiệp.

4.3. An toàn, vệ sinh lao động

Bao gồm các quy định liên quan đến:

• Sử dụng máy móc, thiết bị;
• Trang bị bảo hộ lao động;
• Các biện pháp phòng ngừa tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp.

4.4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc

Doanh nghiệp phải quy định rõ:

• Các hành vi bị coi là quấy rối tình dục;
• Trình tự, thủ tục tiếp nhận và xử lý phản ánh;
• Biện pháp bảo vệ người bị quấy rối.

4.5. Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh

Quy định trách nhiệm của người lao động trong việc bảo vệ:

• Tài sản doanh nghiệp;
• Bí mật kinh doanh;
• Bí mật công nghệ;
• Dữ liệu và thông tin nội bộ.

4.6. Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý

Nội quy phải quy định cụ thể:

• Các hành vi vi phạm;
• Hình thức xử lý tương ứng;
• Trách nhiệm vật chất trong trường hợp gây thiệt hại.

5. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Theo Điều 120 Bộ luật Lao động năm 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm:

Thứ nhất, văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.

Thứ hai, nội quy lao động đã được người sử dụng lao động ban hành.

Thứ ba, văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động).

Thứ tư, các văn bản của doanh nghiệp có liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

6. Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ

Theo quy định hiện hành áp dụng từ năm 2026, hồ sơ đăng ký nội quy lao động được nộp đến:

• Cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; hoặc
• Cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã trong trường hợp được phân cấp hoặc ủy quyền tiếp nhận hồ sơ.

Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định phân cấp của từng địa phương để xác định đúng cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

7. Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động

Bước 1: Xây dựng dự thảo nội quy lao động

Doanh nghiệp xây dựng nội quy lao động phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh và bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật lao động.

Bước 2: Lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động

Trước khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).

Đây là thủ tục bắt buộc theo quy định của Bộ luật Lao động.

Bước 3: Ban hành nội quy lao động

Sau khi tiếp thu ý kiến góp ý, người sử dụng lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản.

Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký đến cơ quan có thẩm quyền.

Hồ sơ có thể được nộp theo một trong các hình thức:

• Nộp trực tiếp;
• Nộp qua dịch vụ bưu chính;
• Nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công.

Bước 5: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu phát hiện nội quy lao động có nội dung trái với quy định của pháp luật thì cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

8. Hiệu lực của nội quy lao động

Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động, trừ trường hợp cơ quan nhà nước có yêu cầu sửa đổi, bổ sung nội dung nội quy lao động theo quy định của pháp luật.

Sau khi có hiệu lực, doanh nghiệp phải phổ biến nội quy lao động đến toàn thể người lao động và niêm yết tại các địa điểm cần thiết trong doanh nghiệp.