Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, đặc biệt đối với các doanh nghiệp gia công, dệt may, điện tử hoặc sản xuất xuất khẩu, nhu cầu tổ chức làm thêm giờ để đáp ứng tiến độ đơn hàng là khá phổ biến. Tuy nhiên, việc bố trí người lao động làm thêm vượt quá giới hạn theo quy định của pháp luật lao động có thể dẫn đến những rủi ro nhất định về thuế.

Ngày 04/6/2026, Thuế tỉnh Tây Ninh đã ban hành Công văn số 5389/TNI-QLDN1 trả lời Công ty TNHH Toyoshima Long An Garment liên quan đến việc xử lý thuế đối với khoản tiền lương làm thêm giờ vượt mức quy định. Đây là một hướng dẫn đáng chú ý đối với các doanh nghiệp thường xuyên phát sinh chi phí tăng ca.

1. Quy định pháp luật về thời giờ làm thêm

Theo khoản 2, khoản 3 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, việc làm thêm giờ được quy định như sau:

“2. Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau đây:
a) Phải được sự đồng ý của người lao động;
b) Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày; trường hợp áp dụng quy định thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày; không quá 40 giờ trong 01 tháng;
c) Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 200 giờ trong 01 năm, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.
3. Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm không quá 300 giờ trong 01 năm trong một số ngành, nghề, công việc hoặc trường hợp sau đây:
a) Sản xuất, gia công xuất khẩu sản phẩm hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử, chế biến nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản;
b) Sản xuất, cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu; cấp, thoát nước;
c) Trường hợp giải quyết công việc đòi hỏi lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao mà thị trường lao động không cung ứng đầy đủ, kịp thời;
d) Trường hợp phải giải quyết công việc cấp bách, không thể trì hoãn do tính chất thời vụ, thời điểm của nguyên liệu, sản phẩm hoặc để giải quyết công việc phát sinh do yếu tố khách quan không dự liệu trước, do hậu quả thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, thiếu điện, thiếu nguyên liệu, sự cố kỹ thuật của dây chuyền sản xuất;
đ) Trường hợp khác do Chính phủ quy định.”

Đối với trường hợp làm thêm giờ theo khoản 3 Điều 117 BLLĐ 2019, người sử dụng lao động có nghĩa vụ thông báo theo Điều 62 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP như sau: 

“1. Khi tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm, người sử dụng lao động phải thông báo cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tại các nơi sau:
a) Nơi người sử dụng lao động tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm;
b) Nơi đặt trụ sở chính, nếu trụ sở chính đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác với nơi người sử dụng lao động tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm.
2. Việc thông báo phải được thực hiện chậm nhất sau 15 ngày kể từ ngày thực hiện làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm.
3. Văn bản thông báo theo Mẫu số 02/PLIV Phụ lục IV ban hành kèm theo Nghị định này.”

Căn cứ hướng dẫn trên, trường hợp Công ty có ngành nghề là may gia công hàng xuất khẩu thì công ty phải thông báo về việc tổ chức làm thêm giờ từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm theo quy định tại Điều 62 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/05/2020 của Chính Phủ.

2. Quy định về tiền lương tăng ca vượt mức quy định khi xác định thuế TNDN

Theo khoản 1 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025 (được hướng dẫn bởi Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện:

“1. Trừ các khoản chi quy định tại khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;
b) Khoản chi thực tế phát sinh khác, bao gồm:
b1) Khoản chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định của pháp luật;
b2) Khoản chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp;
b3) Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp cho người lao động theo quy định của pháp luật;
b4) Khoản chi thực tế cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc của doanh nghiệp;
b5) Khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa; khoản tài trợ cho phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho các đối tượng chính sách theo quy định của pháp luật; khoản tài trợ theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ dành cho các địa phương thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn; khoản tài trợ cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số;
b6) Khoản chi cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số;
b7) Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường;
b8) Khoản chi thực tế cho người được biệt phái tham gia quản trị, điều hành, kiểm soát tổ chức tín dụng được kiểm soát đặc biệt, ngân hàng thương mại được chuyển giao bắt buộc theo quy định của Luật Các tổ chức tín dụng;
b9) Một số khoản chi phục vụ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhưng chưa tương ứng với doanh thu phát sinh trong kỳ theo quy định của Chính phủ;
b10) Một số khoản chi hỗ trợ xây dựng công trình công cộng, đồng thời phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
b11) Chi phí liên quan đến việc giảm phát thải khí nhà kính nhằm trung hòa các-bon và net zero, giảm ô nhiễm môi trường, đồng thời liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
b12) Một số khoản đóng góp vào các quỹ được thành lập theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ và quy định của Chính phủ;
c) Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.”

Theo quy định nêu trên, để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, khoản chi phải đáp ứng đồng thời các điều kiện về tính thực tế, tính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu về hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

Theo khoản 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025 được hướng dẫn bởi Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, quy định về các chi phí không được tính vào chi phí được trừ, trong đó tại khoản 23 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP có đề cập:

“23. Khoản chi không đáp ứng điều kiện chi, nội dung chi theo quy định của pháp luật chuyên ngành, bao gồm: Khoản chi cho làm thêm giờ vượt mức thời gian quy định của pháp luật về lao động; khoản chi quảng cáo trong trường hợp quảng cáo các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bị cấm quảng cáo hoặc quảng cáo các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng doanh nghiệp không thực hiện đăng ký quảng cáo theo quy định của pháp luật; khoản chi phục vụ sản xuất, kinh doanh không đúng hoặc vượt mức chi theo quy định của pháp luật chuyên ngành.”

Tại Công văn số 5389/TNI-QLDN1 ngày 04/6/2026, Thuế tỉnh Tây Ninh đã viện dẫn quy định của Bộ luật Lao động về giới hạn thời giờ làm thêm và hướng dẫn:

“Trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền lương làm thêm giờ cho người lao động tương ứng với phần thời gian làm thêm vượt quá giới hạn theo quy định của Bộ luật Lao động thì khoản chi này không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.”

Như vậy, việc doanh nghiệp thực tế đã chi trả tiền lương cho người lao động, có đầy đủ bảng chấm công, bảng lương, chứng từ thanh toán và các hồ sơ liên quan không đồng nghĩa với việc toàn bộ khoản chi đó được chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp số giờ làm thêm vượt quá giới hạn luật định, phần tiền lương tương ứng với thời gian làm thêm vượt mức sẽ phải loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận vấn đề trên, vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật sư Nguyễn Đức Trọng qua  hotline: 0912.35.65.75, hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com.

Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!

Tags: 5389/TNI-QLDN1, tăng ca vượt mức quy định, chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN