Sản phẩm khi tung ra thị trường để có thể thuận lợi tiếp cận khách hàng hay mở rộng phạm vi mua bán thì cần có mã vạch. Vậy mã số mã vạch làm gì? Làm sao để đăng ký mã số mã vạch? Để nắm rõ được các quy định về đăng ký mã vạch, xin mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây của Luật Hồng Bàng.

1. Mã số mã vạch là gì?

Mã số mã vạch là công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động các đối tượng là sản phẩm, hàng hóa, tổ chức hoặc địa điểm,… dựa trên việc ấn định một mã số cho đối tượng cần phân định (sử dụng máy in mã vạch) và thể hiện mã đó dạng vạch để thiết bị (máy quét mã vạch) có thể đọc được.

2. Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch sản phẩm bao gồm những gì?

Các cá nhân, tổ chức muốn được sử dụng mã số mã vạch sẽ phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký theo quy định của pháp luật hiện hành. Đây là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền (Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng) xem xét, đánh giá và đưa ra quyết định chấp thuận hay không. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm những nội dung, tài liệu sau:

• Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch theo Mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 05 năm 2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều Luật chất lượng sản phẩm, hàng hoá;
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập.

3. Đăng ký mã vạch sản phẩm ở đâu?

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, cá nhân, tổ chức sẽ nộp về Văn phòng GS1 – Tổng Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Bộ Khoa học và Công nghệ (Địa chỉ: 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội).

4. Cách đăng ký mã vạch cho sản phẩm

Tổ chức có nhu cầu sử dụng mã số, mã vạch nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (có bản chính để đối chiếu).

Thời hạn giải quyết: 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Về phí, lệ phí đăng ký mã vạch:

• Phí: 300.000 đồng/mã (Sử dụng mã địa điểm toàn cầu GLN);
• Phí: 300.000 đồng/mã (Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 GTIN-8);
• Phí: 200.000 đồng/năm (Sử dụng mã địa điểm toàn cầu GLN);
• Phí: 200.000 đồng/năm (Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 GTIN-8);
• Phí: 500.000 đồng/năm (Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số – tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100 số vật phẩm)
• Phí: 800.000 đồng/năm (Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số – tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 1.000 số vật phẩm);
• Phí: 1.000.000 đồng/mã (Sử dụng mã doanh nghiệp GS1, không phân biệt mã số đăng ký sử dụng);
• Phí: 1.500.000 đồng/năm (Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số – tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 10.000 số vật phẩm);
• Phí: 2.000.000 đồng/năm (Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 7 số – tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100.000 số vật phẩm);
• Phí: Trường hợp tổ chức, cá nhân được nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch sau ngày 30 tháng 6 thì chỉ phải nộp 50% (năm mươi phần trăm) mức phí duy trì tương ứng với từng loại mã số mã vạch theo quy định nêu trên.

5. Thời gian làm mã vạch sản phẩm là bao lâu?

Hiện nay, sau khoảng thời gian từ 02 – 03 ngày làm việc tính từ thời điểm hồ sơ hợp lệ được nộp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, quý khách hàng sẽ được cấp và sử dụng mã số mã vạch nếu hồ sơ đăng ký hợp lệ.

Giấy chứng nhận quyền mã số mã vạch sẽ được cấp cho người đã ký sau 20 ngày. Trường hợp hồ sơ đăng ký không hợp lệ, trong vòng 05 ngày làm việc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ nêu rõ nguyên nhân, cá nhân, tổ chức sẽ phải sửa đổi, bổ sung và gửi lại trong thời gian sớm nhất.

6. Lợi ích đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm bao gồm những gì?

6.1. Mở rộng hoạt động, thị trường kinh doanh

Đây được xem là lý do hàng đầu khuyến khích cá nhân, tổ chức đăng ký mã số mã vạch. Mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh sản phẩm đều mong muốn sản phẩm có thể bán được, người bán thu lợi nhuận cao. Và một trong những phương thức để thực hiện đó chính là đưa sản phẩm vào trung tâm thương mại nơi tập trung nhiều khách hàng mục tiêu. Trong khi đó, sản phẩm có đăng ký mã vạch là điều kiện có thể tiêu thụ tại đây.

6.2. Kiểm soát sản phẩm, dịch vụ một cách dễ dàng

Đăng ký mã vạch sản phẩm hỗ trợ cá nhân, tổ chức thuận lợi trong hoạt động quản lý, sắp xếp, phân loại hàng hóa một cách chính xác. Từ đó, người bán có thể kiểm soát và có những điều chỉnh đúng đắn trong chiến lược kinh doanh.

6.3. Đáp ứng nhu cầu khách hàng khi mua sản phẩm

Mã vạch sản phẩm làm thỏa mãn khách hàng của mình bằng sự nhanh chóng và chuyên nghiệp. Chúng sẽ giúp quá trình thanh toán, kiểm tra tồn kho, báo giá cho khách hàng nhanh chóng hơn bao giờ hết;

Hiện nay người tiêu dùng thông thái dành nhiều sự quan tâm cho xuất xứ và đơn vị sản xuất. Họ thường căn cứ vào mã vạch sản phẩm để kiểm tra thông tin. Chính vì thế, đăng ký mã vạch cũng là một phương pháp để đơn vị bán hàng chứng minh, tạo dựng niềm tin cho khách hàng.

6.4. Tăng hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí nhân công

Một tính năng ưu việt nữa mà đăng ký mã số mã vạch đem lại cho doanh nghiệp chính là tiết kiệm chi phí nhân công. Trước đây, để quản lý được số lượng hàng hóa phải cần đến rất nhiều nhân công nhập liệu và xử lý. Thì nay, với các mã số mã vạch và máy quét số lượng nhân công phải sử dụng sẽ ít hơn rất nhiều nhưng vẫn đảm bảo tiến độ công việc.

7. Không đăng ký mã vạch sản phẩm có vi phạm pháp luật?

Hiện tại, pháp luật Việt Nam không bắt buộc đăng ký mã vạch cho sản phẩm. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định số 119/2019/NĐ-CP ngày 01 tháng 11 năm 2017 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường và chất lượng sản phẩm, hàng hoá, một số trường hợp sau đây sẽ bị xử phạt:

Thứ nhất, phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

• Không đăng ký lại với cơ quan có thẩm quyền khi có sự thay đổi về tên gọi, địa chỉ giao dịch trên giấy phép kinh doanh hoặc không thông báo bằng văn bản khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch bị mất hoặc hỏng;
• Sử dụng mã số mã vạch khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch hết hiệu lực;
• Không xuất trình được văn bản hợp pháp chứng minh về quyền sử dụng mã số mã vạch khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu;
• Không khai báo và cập nhật danh mục các mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN) và mã số địa điểm toàn cầu (GLN) được sử dụng cho cơ quan có thẩm quyền;
• Khai báo thông tin về mã số mã vạch trên cơ sở dữ liệu mã số mã vạch quốc gia không đúng với thông tin thực tế thương phẩm sử dụng mã GTIN hoặc địa điểm sử dụng mã GLN thể hiện hoặc sử dụng mã truy vết, thẻ, tem, nhãn hoặc định dạng bằng một phương thức thích hợp để cung cấp thông tin nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa nhưng không có dữ liệu hoặc có dữ liệu nhưng nội dung, dữ liệu không đúng quy định, hoặc thực hiện gắn thẻ, tem, nhãn hoặc định dạng bằng một phương thức thích hợp để thể hiện cung cấp thông tin nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa nhưng không khai báo, cập nhật thông tin đúng quy định về việc thể hiện hình thức, nội dung thẻ, tem, nhãn, định dạng bằng một phương thức thích hợp.

Thứ hai, phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

• Sử dụng mã số mã vạch có đầu mã Quốc gia Việt Nam (893) mà chưa được cơ quan có thẩm quyền cấp quyền sử dụng mã số mã vạch;
• Sử dụng mã số mã vạch đã bị thu hồi;
• Bán, chuyển nhượng mã số mã vạch đã được cấp.

Thứ ba, phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây: Sử dụng mã số mã vạch nước ngoài để in trên sản phẩm, hàng hóa sản xuất, gia công, bao gói, sang chiết tại Việt Nam mà không được chủ sở hữu mã nước ngoài cho phép quyền sử dụng tại Việt Nam.

8. Muốn sử dụng mã vạch nước ngoài phải làm như thế nào?

Theo quy định tại Nghị định số 74/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều Luật chất lượng sản phẩm, hàng hoá có quy định trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng mã vạch nước ngoài đã được in trên sản phẩm nhập khẩu vào Việt Nam, Doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục xin phép sử dụng mã vạch cho sản phẩm đó tại Viện tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ.

Theo đó, hồ sơ cho việc xin phép sử dụng mã vạch nước ngoài sẽ bao gồm:

• Giấy ủy quyền của công ty nước ngoài cho phép công ty tại Việt Nam được sử dụng mã vạch nước ngoài gắn lên sản phẩm (Giấy ủy quyền nêu trên cần phải được công chứng tại quốc gia của công ty nước ngoài đang sử dụng mã vạch);
• Bản Danh mục sản phẩm sẽ sử dụng mã vạch nước ngoài (theo mẫu của cơ quan đăng ký);
• Công văn của doanh nghiệp Việt Nam đề nghị được sử dụng mã số mã vạch nêu trên;

Chi phí cho việc sử dụng mã vạch nước ngoài sẽ được tính trên cơ sở số lượng mã sản phẩm sẽ được sử dụng như sau:

• Ít hơn hoặc bằng 50 sản phẩm: 500.000 VND/01 hồ sơ
• Với mỗi sản phẩm tăng thêm (trên 50 sản phẩm): 10.000 VND/01 sản phẩm tăng thêm

Vì vậy, để không phải đăng ký mã số mã vạch lại và được sử dụng mã vạch nước ngoài, các cá nhân, tổ chức cần thực hiện các thủ tục trên tại cơ quan đăng ký.

9. Có được chuyển nhượng mã số mã vạch đã đăng ký hay không?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, mã số,mã vạch sẽ được cấp cho cá nhân, tổ chức đã đăng ký và chỉ cá nhân, tổ chức đăng ký mã vạch mới được quyền sử dụng mã số mã vạch này cho sản phẩm công ty.

Trong trường hợp cá nhân, tổ chức chuyển nhượng công ty sản phẩm cho đối tác không đồng nghĩa với việc cá nhân, tổ chức đối tác được nhận chuyển nhượng cả mã vạch đã được cấp cho cá nhân, tổ chức trước đây. Khi chuyển nhượng nhà máy cho đối tác, cần thực hiện những công việc sau:

• Cá nhân, tổ chức nộp công văn lên Cơ quan đăng ký để xin phép ngừng sử dụng mã số cho sản phẩm máy lọc nước kèm theo công văn là bản gốc giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch đã được cấp;
• Công ty đối tác sẽ nộp công văn xin phép được sử dụng lại mã số mã vạch đã được cơ quan đăng ký cấp cho Công ty Anh, kèm theo công văn Công ty đối tác cần nộp kèm: hồ sơ đăng ký mã vạch; 01 bản sao chứng thực giấy phép kinh doanh; phí đăng ký sử dụng và phí duy trì cho năm đầu tiên sử dụng.

10. Số lượng tối đa sản phẩm trong mã số mã vạch tính như thế nào?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, khi đã được cấp mã số doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể dùng mã số doanh nghiệp của mình phân bổ cho các sản phẩm.

• Nếu doanh nghiệp đã được cấp mã doanh nghiệp 10 chữ số, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 00 đến 99;
• Nếu doanh nghiệp đã được cấp mã doanh nghiệp 9 chữ số, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 000 đến 999;
• Nếu DN đã được cấp mã doanh nghiệp 8 chữ số, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 0000 đến 9999.

Việc phân bổ mã số cho các sản phẩm của mình sẽ do doanh nghiệp tự phân bổ sao cho các sản phẩm không bị trùng lặp mã số.

Tuy nhiên khi phân bổ mã số cho các sản phẩm, doanh nghiệp phải cập nhật bảng danh mục sản phẩm đã gán mã số mới nhất cho Tổng cục và thực hiện cập nhật lên hệ thống Mã số mã vạch Quốc Gia (VNPC).

11. Các loại mã vạch phải đăng ký? Các loại mã vạch có thể tự tạo?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, các loại mã vạch cá nhân, tổ chức phải đăng ký do cơ quan quản lý nhà nước cấp và quản lý gồm: mã doanh nghiệp, mã GLN, mã EAN 8.

Sau khi được cấp mã doanh nghiệp, các cá nhân, tổ chức có thể tự lập các loại mã số mã vạch sau để sử dụng như: mã GTIN, mã GLN và một số loại mã khác.

12. Cơ sở pháp lý

• Nghị định số 74/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 05 năm 2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều Luật chất lượng sản phẩm, hàng hoá;
• Nghị định số 119/2019/NĐ-CP ngày 01 tháng 11 năm 2017 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường và chất lượng sản phẩm, hàng hoá;
• Nghị định 126/2021/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp; tiêu chuẩn, đo lường và chất lượng sản phẩm, hàng hoá; hoạt động khoa học và công nghệ, chuyển giao công nghệ, năng lượng nguyên tử.

 

Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận dịch vụ này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật sư Nguyễn Đức Trọng qua hotline (+84) 912356575, gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí: 1900 6575 hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com.

Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!

Trân trọng,

CÔNG TY LUẬT HỒNG BÀNG