Căn cứ pháp lý

– Luật Hộ tịch ngày 20/11/2014 (Luật số 60/2014/QH13 của Quốc hội);

–  Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

– Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ trưởng Bộ tư Pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

– Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNG-BTP ngày 30/6/2016 của Bộ Ngoại giao và Bộ Tư pháp về hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài;

– Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch;

– Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/04/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC.

Trình tự thực hiện

a. Bước 1: Cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa.

b. Bước 2: Bộ phận Một cửa tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

– Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định.

– Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ”. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ phải cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác. Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được tính từ ngày hồ sơ được bổ sung, hoàn thiện đầy đủ theo quy định.

– Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết theo quy định, Bộ phận Một cửa từ chối nhận hồ sơ và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” cho tổ chức, cá nhân.

– Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa tiến hành nhận hồ sơ, in “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” và chuyển hồ sơ đến Phòng Lãnh sự ngoài nước để giải quyết theo thẩm quyền.

c. Bước 3: Phòng Lãnh sự ngoài nước giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa theo quy định:

– Trường hợp hồ sơ phải bổ sung, hoàn thiện theo quy định, Phòng Lãnh sự ngoài nước phải kịp thời thông báo bằng văn bản, ghi rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chỉ được thực hiện một (01) lần. Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được tính lại từ đầu, sau khi nhận đầy đủ hồ sơ.

– Trường hợp không thể trả kết quả đúng thời hạn hoặc hồ sơ phải xác minh với Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Phòng Lãnh sự ngoài nước phải phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn và thời gian sẽ trả kết quả theo mẫu “Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả”. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một (01) lần.

– Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Phòng Lãnh sự ngoài nước trả lại hồ sơ, kèm văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa.

Trường hợp phát hiện giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật hoặc có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam, Phòng Lãnh sự ngoài nước thu giữ giấy, tờ tài liệu đó, kịp thời thông báo cho Bộ phận Một cửa và cơ quan có thẩm quyền liên quan để phối hợp, xử lý theo quy định.

– Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết, Phòng Lãnh sự ngoài nước giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa đúng thời gian quy định.

d. Bước 4: Sau khi nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ Phòng Lãnh sự ngoài nước, Bộ phận Một cửa kiểm tra lại các thông tin và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.

Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa giải thích rõ cho tổ chức, cá nhân về lý do từ chối giải quyết hồ sơ theo nội dung trong “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” của Phòng Lãnh sự ngoài nước.

Cách thức thực hiện

– Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa tại Cục Lãnh sự;
– Thông qua dịch vụ bưu chính công ích;

Thành phần hồ sơ

– 01 tờ khai cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch.

– Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ (để đối chiếu).

– Bản chính Giấy ủy quyền (phải được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật) đối với trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người yêu cầu giải quyết TTHC. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người đề nghị giải quyết TTHC thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải xuất trình bản chính (hoặc bản sao có chứng thực) giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người yêu cầu.

– Bản chụp giấy tờ hộ tịch đã được Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp (nếu có).

– Trường hợp hồ sơ được nộp qua dịch vụ BCCI, thì phải kèm 01 bản sao có chứng thực các giấy tờ quy định tại mục b và giấy tờ chứng minh quan hệ tại mục c nêu trên.

Cơ quan thực hiện

Cục lãnh sự

Yêu cầu, điều kiện thực hiện

Cá nhân đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nay về cư trú tại Việt Nam.

Trên đây là toàn bộ bài viết của chúng tôi về Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch. Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như tiếp cận dịch vụ của chúng tôi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các hình thức sau:

Liên hệ trực tiếp với Luật sư Nguyễn Đức Trọng qua hotline: 0912.35.65.75;
Gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật 1900.6575;
Gửi thư yêu cầu dịch vụ qua email: info@hongbanglawfirm.com
Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!