Mỗi doanh nghiệp khi bắt đầu thành lập và để có thể đi vào hoạt động thì một trong những công việc không thể thiếu là tiến hành làm con dấu cho doanh nghiệp. Con dấu trong mỗi doanh nghiệp có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, nó thể hiện giá trị, niềm tin tưởng và chất lượng của công ty đối với đối tác, khách hàng. Vậy pháp luật hiện hành quy định như thế nào về con dấu của doanh nghiệp? Bài viết sau đây của Luật Hồng Bàng sẽ giải đáp vấn đề này.
1. CON DẤU DOANH NGHIỆP LÀ GÌ?
Con dấu là vật thể được khắc chìm hay khắc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản.
Con dấu thể hiện tính pháp lý cũng như tư cách pháp nhân của chủ sở hữu con dấu là cá nhân hay cơ quan tổ chức.
Khi con dấu được đóng lên văn bản thể hiện cũng như khẳng định giá trị pháp lý đối với đối với các văn bản, giấy tờ.
2. HÌNH THỨC CON DẤU CỦA DOANH NGHIỆP
Tại Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận dấu của doanh nghiệp tồn tại dưới 02 hình thức bao gồm: Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu; Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Quy định này đã chính thức công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp. Chữ ký số đã được Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ giải thích khái niệm. Theo đó có thể hiểu đơn giản, chữ kí số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet. Việc đưa chữ ký điện tử làm dấu của doanh nghiệp góp phần giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn trong việc sử dụng dấu thay vì chỉ sử dụng con dấu khắc như hiện nay.
3. NỘI DUNG CON DẤU CỦA DOANH NGHIỆP
Theo Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020: “Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.”
Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết định về nội dung của dấu mình sử dụng mà không chịu ràng buộc bởi quy định pháp luật. Không những vậy, Luật Doanh nghiệp 2020 còn trao cho doanh nghiệp quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Có thể thấy với các quy định này, doanh nghiệp được dần làm chủ con dấu của chính mình.
4. QUẢN LÝ, LƯU GIỮ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU CỦA DOANH NGHIỆP
Theo Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020: “Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Nếu như Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định con dấu được quản lý và lưu giữ theo Điều lệ công ty thì tại Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có thể tự ban hành quy chế đối với việc sử dụng con dấu của mình.
Bên cạnh đó, so với Luật Doanh nghiệp năm 2014, quy định về con dấu của doanh nghiệp trong Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã hạn chế trường hợp sử dụng dấu của doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2014 cho phép con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Nhưng theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, hai bên trong giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật
Ngoài ra, theo quy định của pháp luật hiện hành, dù có đăng ký mới hay thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp đều không cần phải làm thủ tục thông báo lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận dịch vụ này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật sư Nguyễn Đức Trọng qua hotline (+84) 912356575, gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí: 1900 6575 hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com.
Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!
Trân trọng,
CÔNG TY LUẬT HỒNG BÀNG
