Theo Luật Doanh nghiệp 2020, dấu của doanh nghiệp (không áp dụng đối với các doanh nghiệp hoạt động theo pháp luật về công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán) có thể là con dấu vật lý hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số. Việc sử dụng chữ ký số sẽ đảm bảo gần như chắc chắn tính xác thực của tài liệu do doanh nghiệp phát hành, song có lẽ doanh nghiệp sẽ vẫn phải giữ thói quen sử dụng con dấu vật lý trong tương lai gần, khi không phải giao dịch nào cũng có thể được xác lập bằng phương tiện điện tử. Bài viết này Luật Hồng Bàng sẽ trình bày một số vấn đề về con dấu vật lý theo pháp luật hiện hành mà nhiều doanh nghiệp đang quan tâm.
1. Doanh nghiệp có thể thoả thuận về việc hợp đồng chỉ phát sinh hiệu lực sau khi được đóng dấu
Điều 43.3 Luật Doanh nghiệp 2020 đã điều chỉnh quy định “Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu” của Luật Doanh nghiệp 2014 thành “Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật”. Tuy nhiên, quy định trên của Luật Doanh nghiệp 2020 không làm mất đi quyền tự do thoả thuận của doanh nghiệp về thời điểm phát sinh hiệu lực của hợp đồng, theo Điều 3.2 và Điều 401.1 Bộ luật Dân sự 2015. Theo đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thoả thuận với đối tác về việc hợp đồng chỉ phát sinh hiệu lực sau khi đã được các bên đóng dấu đầy đủ và thoả thuận này phải được các bên tôn trọng. Trường hợp các bên không có thoả thuận về việc đóng dấu, thì hợp đồng sẽ có hiệu lực ngay từ thời điểm bên sau cùng ký vào hợp đồng.
2. Quy định nội bộ về dấu của doanh nghiệp không mặc nhiên có giá trị đối với đối tác và bên thứ ba
Cũng theo Điều 43.3 Luật Doanh nghiệp 2020, việc quản lý và lưu giữ dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Vì vậy, doanh nghiệp có thể quy định trong Điều lệ hoặc quy chế nội bộ về việc hợp đồng của doanh nghiệp chỉ phát sinh hiệu lực khi được đóng dấu.
Tuy nhiên, quy định nội bộ của doanh nghiệp, về nguyên tắc, chỉ có giá trị để xác định trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp khi thực hiện nhiệm vụ được giao, mà không mặc nhiên ràng buộc bên thứ ba. Theo Điều 400 và 401.1 Bộ luật Dân sự 2015, thời điểm hợp đồng bằng văn bản phát sinh hiệu lực là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hay thực hiện hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản, trừ trường hợp có thoả thuận khác. Do đó, hợp đồng của doanh nghiệp, mặc dù chưa được đóng dấu, sẽ vẫn phát sinh hiệu lực từ thời điểm có đủ chữ ký của các bên, trừ khi doanh nghiệp có thể chứng minh được rằng giữa các bên đã có thoả thuận (ít nhất là ngầm định) hoặc thói quen (Điều 3.3 và Điều 12 Luật Thương mại 2005) về việc đóng dấu bắt buộc, cụ thể là tại thời điểm ký kết hợp đồng, (i) đối tác đã biết hoặc phải biết về quy định nội bộ nêu trên của doanh nghiệp mà không phản đối, hoặc (ii) đối tác đã đồng ý với quy định đó, hoặc (iii) việc đóng dấu hợp đồng giữa các bên và việc các bên chỉ bắt đầu thực hiện hợp đồng sau khi được đóng dấu đã được thực hiện lặp lại nhiều lần trong một thời gian dài.
3. Một số nhận định liên quan đến con dấu giả
Pháp luật hình sự đã quy định rõ hành vi làm giả con dấu, tài liệu và sử dụng con dấu, tài liệu giả là tội phạm với mức hình phạt lên đến 07 năm tù. Tuy nhiên, ở góc độ luật dân sự, một số doanh nghiệp đặt câu hỏi rằng, nếu người có thẩm quyền của các bên đã ký hợp đồng, nhưng đối tác lại dùng con dấu giả (con dấu không đúng với quy định nội bộ của đối tác) đóng lên hợp đồng, thì đối tác có thể lấy lý do con dấu giả để phủ nhận hiệu lực của hợp đồng hay không? Có thể thấy, nếu các bên không có thoả thuận hay thói quen về việc hợp đồng chỉ phát sinh hiệu lực sau khi được đóng dấu, thì hợp đồng vẫn có hiệu lực, bởi chữ ký của những người có thẩm quyền là đã đủ để làm phát sinh hiệu lực của hợp đồng (Điều 400 và 401.1 Bộ luật Dân sự 2015). Tuy nhiên, trường hợp các bên có thoả thuận hay thói quen về việc hợp đồng chỉ phát sinh hiệu lực sau khi được đóng dấu, thì vấn đề hợp đồng có hiệu lực hay không có thể sẽ phát sinh tranh chấp. Mặc dù vậy, trong trường hợp đó, Luật Hồng Bàng cho rằng hợp đồng giữa các bên không mất hiệu lực vì lý do con dấu giả, bởi:
– Người có thẩm quyền của đối tác đã ký vào hợp đồng nghĩa là đối tác biết và phải biết về việc ký kết hợp đồng, cũng như ý chí đích thực của đối tác là xác lập và chịu sự ràng buộc của hợp đồng; và
– Bên còn lại của hợp đồng, cũng như bên thứ ba, không có nghĩa vụ phải kiểm tra con dấu của đối tác có đúng là thật hay không, vì việc quản lý, sử dụng con dấu là trách nhiệm của đối tác. Ngoài ra, theo nguyên tắc thiện chí, trung thực trong quan hệ dân sự, đối tác có nghĩa vụ đảm bảo con dấu được đóng là con dấu thật và việc viện lý do con dấu giả để phủ nhận hiệu lực của hợp đồng là trái với nguyên tắc này.
Trên đây là bài viết chi tiết về Một số vấn đề về con dấu vật lý của doanh nghiệp của Luật Hồng Bàng.
Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận dịch vụ này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Luật sư: Nhật Nam qua hotline: 0912.35.65.75, gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí: 1900 6575 hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com.
Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!
Trân trọng!
Công ty Luật Hồng Bàng./.
