Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp của quý khách muốn thay đổi người đại diện của doanh nghiệp. Điều kiện, thủ tục thực hiện như thế nào? Hãy cùng Luật Hồng Bàng tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.
1. Điều kiện làm người đại diện theo pháp luật của công ty
Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020 có quy định về người đại diện theo pháp luật của công ty như sau:
“1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
- Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.
- Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.”
Điều kiện làm người đại diện của công ty
Theo đó, quy định của Bộ luật dân sự 2015 về chế định đại diện, người đại diện của doanh nghiệp bao gồm: Người đại diện theo pháp luật và người đại diện theo ủy quyền.
2. Các chức danh người đại diện theo pháp luật của công ty có thể lựa chọn
2.1 Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên
Các chức danh có thể đứng người đại diện theo pháp luật theo doanh nghiệp của loại hình này là: Chủ tịch hội đồng thành viên, Giám đốc, Tổng giám đốc và các chức danh quản lý khác quy định tại điều lệ công ty. Dưới đây là quy định chi tiết về các chức danh trong loại hình doanh nghiệp.
Đại diện là việc cá nhân, pháp nhân danh và vì lợi ích của của cá nhân hoặc pháp nhân khác (người được đại diện) xác lập, thực hiện các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Cá nhân, pháp nhân có thể xác lập, thực hiện các giao dịch thông qua người đại diện (trừ trường hợp pháp luật quy định họ phải tự mình xác lập, thực hiện giao dịch đó).
2.1.1 Chủ tịch hội đồng thành viên
Chủ tịch hội đồng thành viên do các thành viên trong công ty bầu.
Chủ tịch hội đồng thành viên có thể là người đại diện cho công ty trước pháp luật.
Nhiệm kì của chủ tịch hội đồng thành viên không quá 5 năm và có thể được bầu lại.
Chủ tịch hội đồng thành viên có thể trực tiếp thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
2.1.2 Giám đốc hoặc Tổng giám đốc
Giám đốc hoặc tổng giám đốc là người điều hành hoạt động của công ty.
Giám đốc hoặc tổng giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
Giám đốc hoặc tổng giám đốc có thể là người đại diện cho công ty trước pháp luật theo quy định tại điều lệ công ty.
Họ không nhất thiết phải là thành viên của công ty tuy nhiên phải đáp ứng đủ các yêu cầu về năng lực hành vi dân sự và là người có kinh nghiệm trong kinh doanh.
Hướng dẫn thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
2.2 Công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên
Ở loại hình công ty này, khi thành lập phải xem thành viên dự tính thành lập công ty là cá nhân hay tổ chức, từ đó xác định mô hình hợp lý, xác định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tương ứng với các chức danh trong mô hình doanh nghiệp đó.
2.2.1 Trường hợp tổ chức làm chủ sở hữu
- Người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH một thành viên được ghi nhận trong Điều lệ công ty (điểm g khoản 1 Điều 25 Luật doanh nghiệp 2014)
- Người đại diện theo pháp luật trong công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác (khoản 2 Điều 78 Luật doanh nghiệp 2014).
2.2.2 Trường hợp cá nhân làm chủ sở hữu
- Người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH một thành viên cũng được ghi nhận trong Điều lệ công ty (điểm g khoản 1 Điều 25 Luật doanh nghiệp 2014).
- Người đại diện theo pháp luật trong công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu là Chủ tịch công ty trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác (khoản 2 Điều 78 Luật doanh nghiệp 2014).
2.3 Công ty cổ phần
Công ty cổ phần cũng phải ghi nhận người đại diện trong Điều lệ công ty.
Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.
2.4 Công ty hợp danh
Các thành viên hợp danh là người đại diện theo pháp luật của công ty và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty.
Mọi hạn chế đối với thành viên hợp danh trong thực hiện công việc kinh doanh hằng ngày của công ty chỉ có hiệu lực đối với bên thứ ba khi người đó được biết về hạn chế đó.
Tuy nhiên, chỉ có Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty Hợp danh có nghĩa vụ đại diện cho công ty trong quan hệ với cơ quan nhà nước; đại diện cho công ty với tư cách là bị đơn hoặc nguyên đơn trong các vụ kiện, tranh chấp thương mại hoặc các tranh chấp khác.
2.5 Doanh nghiệp tư nhân
Theo quy định tại khoản 3 điều 190 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật, đại diện cho doanh nghiệp tư nhân với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án, đại diện cho doanh nghiệp tư nhân thực hiện quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
3. Hồ sơ, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm:
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc thẻ căn cước công dân của người đại diện
- Bản gốc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
- Biên bản họp công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
- Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
- Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế;
Lưu ý: Khi doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật nếu trên đăng ký doanh nghiệp chưa có thông tin số điện thoại hoặc chưa cập nhật thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc chưa phân mã ngành theo hệ thống mã ngành kinh tế quốc dân doanh nghiệp cần thực hiện, bổ sung để tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Số lượng hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật: 02 bộ: 01 bộ nộp cơ quan đăng ký kinh doanh và 01 bộ lưu tại công ty;
Thời gian thực hiện thủ tục: 05 – 07 ngày làm việc.
Nơi nhận hồ sơ: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh
4. Những điều cần lưu ý khi thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật
Khi thay đổi cần lưu ý việc đăng ký thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng;
Thay đổi người ký trong chữ ký số;
Trường hợp đại diện pháp luật cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có nhu cầu thay đổi thì cần làm thủ tục thay đổi;
Thông báo với bạn hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm, các cơ quan liên quan khác;
Đối với công ty có giấy phép sau thành lập như giấy phép kinh doanh lữ hành, giấy phép kinh doanh dịch vụ vận tải, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự phải thực hiện thủ tục thay đổi các giấy phép này vì trên giấy phép có thông tin về người đại diện theo pháp luật cũ (đó khi thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện thủ tục liên quan nếu doanh nghiệp còn có các giấy phép con);
Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật có gắn liền với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện theo pháp luật mới cần lưu ý thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng, nộp thuế thu nhập (nếu phát sinh thu nhập chịu thuế).
Sau khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật Công ty cần thực hiện đăng bố cáo việc thay đổi tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
5. Cơ sở pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020;
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Trên đây là bài viết chi tiết hướng dẫn thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp của Luật Hồng Bàng.
Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận dịch vụ này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Luật sư: Nhật Nam qua hotline: 0912.35.65.75, gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí: 1900 6575 hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com.
Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!
Trân trọng!
Công ty Luật Hồng Bàng./.
