Để hỗ trợ mở rộng kinh doanh, xúc tiến giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng ngoài trụ sở chính của doanh nghiệp, các doanh nghiệp thường lựa chọn việc thành lập văn phòng đại diện để hoạt động được hợp pháp. Sau đây, Luật Hồng Bàng xin đưa ra tư vấn về thủ tục thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp như sau:

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp Việt Nam 2020.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP Về đăng ký doanh nghiệp
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT Hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp
• Thông tư 47/2019/TT-BTC Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cũng cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Tổng quan về văn phòng đại diện

Định nghĩa của Văn phòng đại diện được quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

“2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Có thể thấy, chức năng của văn phòng đại diện khá đơn giản chỉ phục vụ mục đích chính là: 

• Giữ vai trò là văn phòng liên lạc giữa công ty với khách hàng; 
• Thực hiện tìm hiểu thị trường kinh doanh, hỗ trợ cho công ty đánh giá thị trường, xúc tiến hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, khi quyết định thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cũng cần lưu ý:

• Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh mua bán sản phẩm, hàng hóa để thực hiện hoạt động thương mại; 
• Văn phòng đại diện không được ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với bên thứ 3 với mục đích thương mại;
• Nghĩa vụ tài chính từ hoạt động của văn phòng đại diện sẽ đều phụ thuộc vào công ty mẹ và do công ty mẹ chi trả toàn bộ.
• Văn phòng đại diện được phép thay mặt công ty ký kết hợp đồng để phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà; mua sắm trang thiết bị, kts kết hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại văn phòng…vv. Cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ do doanh nghiệp quyết định, hoạt động theo sự cho phép của doanh nghiệp.

Trình tự thực hiện

• Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) . Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. 
• Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. 
• Phòng Đăng ký kinh doanh cấp đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp trong trường hợp hồ sơ đủ điều kiện và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Thành phần hồ sơ

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện;

Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, cần bổ sung thêm vào hồ sơ:

• Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền.

Trường hợp đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của tổ chức tín dụng nước ngoài, tổ chức nước ngoài khác có hoạt động ngân hàng cần bổ sung thêm: Bản sao giấy phép hoặc văn bản chấp thuận do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp.

Trường hợp đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán cần bổ sung thêm: Bản sao giấy phép thành lập và hoạt động hoặc bản sao văn bản chấp thuận của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước

Cơ quan thực hiện và thời hạn thực hiện

Cơ quan thực hiện: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Thời hạn thực hiện: Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Dịch vụ của Luật Hồng Bàng

• Tư vấn về các loại thủ tục cho khách hàng;
• Soạn thảo, chuẩn bị, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ;
• Làm việc với cơ quan nhà nước;
• Thay mặt khách hàng nhận kết quả;
• Bàn giao kết quả cho khách hàng.

Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận dịch vụ này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Luật sư Nhật Nam qua  hotline: 0912.35.65.75, 0912.35.53.53  hoặc gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí 1900.6575 hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email:  lienheluathongbang@gmail.com

Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!

Trân trọng!