1. Token chữ ký số là gì?

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp thắc mắc về thuật ngữ chữ ký số Token. Thực tế đó là cụm từ chữ ký số – thiết bị USB Token.
Khái niệm: Chữ ký số Token là dạng chữ ký điện tử dựa trên công nghệ mã hóa công khai được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh thương mại trực tuyến.Thiết bị thể hiện chữ ký số chính là USB Token. Đây là thiết bị phần cứng dùng để tạo ra cặp khóa công khai và bí mật cũng như lưu
trữ thông tin của khách hàng.
USB token là thiết bị phần cứng để tạo ra cặp khóa công khai và bí mật cũng như lưu giữ khóa bí mật của khách hàng. Các bạn có thể dùng USB token để ký điện tử cho các giao dịch qua mạng với Cơ quan Thuế, Hải Quan, Ngân Hàng Điện Tử…
+ Khóa công khai: đây là các thông tin công cộng của khách hàng.
+ Khóa riêng: đây là thông tin bí mật của khách hàng, được dùng để tạo ra chữ ký số. Bản chất của việc sử dụng thiết bị USB Token là để lưu trữ và bảo vệ an toàn khóa riêng này.

2. Đặc điểm của Token chữ ký số

Bản chất của việc sử dụng thiết bị USB Token là để lưu trữ và bảo vệ an toàn khóa riêng (Private Key: chứa các thông tin bí mật của khách hàng được dùng để tạo chữ ký số)
USB Token có chức năng:
– Lưu giữ khóa bí mật cũng như chứng thư số của thuê bao.
– Có khả năng lưu trữ lớn, tốc độ xử lý cao (32bit)
– Thiết bị phù hợp với người dùng cá nhân và cơ quan sử dụng với lưu lượng vừa phải.
Mỗi USB Token có một số series duy nhất gồm 8 hoặc 10 ký tự ở mặt dưới của Token. Khi nhấn
nút trên Token một dãy các mã số ngẫu nhiên sẽ xuất hiện và thay đổi liên tục trong một khoảng thời gian nhất định từ 30 đến 60 giây.
Mỗi mã số USB Token chỉ có hiệu lực duy nhất đối với một giao dịch với mỗi khách hàng cụ thể. Chuỗi số được tạo bởi thuật toán rất phức tạp. Do đó, hiện nay vẫn chưa có người nào bẻ khóa thành công.

3. Các trường hợp doanh nghiệp mất chữ ký số

TH1: Doanh nghiệp mất token, mất luôn pass đăng nhập vào trang thuế việt nam, hoặc khách khai qua trang trung gian.
Bước 1: Lấy lại mật khẩu:
Doanh nghiệp cần lấy lại mật khẩu trang thuế bằng cách lên chi cục thuế quản lý và yêu cầu cấp lại pass đăng nhập trang thuế.
Trong trường hợp doanh nghiệp khai qua trang trung gian, doanh nghiệp liên hệ với trang trung
gian để ngưng tài khoản và yêu cầu cấp lại pass đăng nhập vào trang thuế.
Bước 2: Làm lại Token.
Sau khi có pass đăng nhập vào trang thuế, khách liên hệ với nhà cung cấp thiết bị token và cung cấp cho họ mst của doanh nghiệp để họ làm lại thiết bị.
TH2: Doanh nghiệp mất token nhưng còn nhớ pass đăng nhập vào trang khai thuế, nhưng doanh nghiệp không nhớ thời gian sử dụng token hoặc thời hạn dưới 6 tháng.
Bước 1: Doanh nghiệp lien hệ với nhà cung cấp Token, cung cấp MST và thời gian sử dụng cho họ. Nhà cung cấp sẽ làm lại Token mới với thời gian sử dụng mới cho khách.
Bước 2: Nhà cung cấp cài đặt CKS cho khách
Bước 3: Doanh nghiệp sử dụng Token mới.
Trên đây là hướng dẫn cách xử lý các trường hợp phổ biến mất token tại doanh nghiệp. Doanh nghiệp lưu ý Token là thiết bị quan trọng trong việc kê khai thuế, việc xử lý khi mất token cũng phức tạp và mất thời gian nên doanh nghiệp phải bảo quản và giữ gìn cẩn thận, tránh trường hợp làm mất, hư hỏng TOKEN.

4. Hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi bị mất chữ ký số USB

Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp bị mất chữ ký số, tuy nhiên khi tình trạng này xảy ra, thường có hai trường hợp phổ biến nhất và dưới đây chính là cách xử lý chúng.

4.1. Trường hợp 1: mất chữ ký số nhưng vẫn nhớ mật khẩu đăng nhập Website của Tổng cục thuế

Đây là trường hợp xử lý tương đối đơn giản và dễ dàng. Sau khi mất USB Token nhưng vẫn nhớ mật khẩu để đăng nhập vào tài khoản của công ty trên website Tổng Cục Thuế, bạn hãy thực hiện ngay các bước sau:
+ Bước 1: Liên hệ để nhận hỗ trợ từ tổng đài chăm sóc khách hàng
Doanh nghiệp nên liên hệ ngay với tổng đài hỗ trợ hoặc đường dây nóng của nhà cung cấp USB Token. Sau đó, bạn cần cung cấp Mã số thuế của doanh nghiệp mình, cùng với thời gian sử dụng Token để hỗ trợ viên xác minh. Sau đó, nhà cung cấp sẽ cấp phát lại Token cho doanh nghiệp. Token này sẽ khác với Token cũ và thời gian sử dụng mới, bạn lưu ý điều này nhé!
+ Bước 2: Doanh nghiệp tiến hành cài đặt lại Token
Bạn cài đặt mới lại Token của doanh nghiệp mình là có thể sử dụng lại chữ ký số như bình thường.

4.2. Trường hợp 2: mất chữ ký số và quên mật khẩu đăng nhập Website của Tổng cục thuế

Trường hợp mất chữ ký số này sẽ phức tạp hơn so với việc mất USB Token ở trên. Nếu bạn mất chữ ký số đồng thời không thể đăng nhập vào trang web của Tổng cục thuế hoặc những website như BHXH, Hải quan,… hay các trang trung gian, thì hãy xử lý ngay theo các bước sau:
+ Bước 1: Lấy lại mật khẩu đăng nhập vào website của tổng cục Thuế
Đây là bước đầu tiên để xử lý trường hợp mất chữ ký số này. Doanh nghiệp cần tới ngay chi cục Thuế quản lý, sau đó cung cấp các thông tin cần thiết theo quy định để chứng minh và yêu cầu cơ quan Thuế cấp lại mật khẩu đăng nhập mới.
Trường hợp doanh nghiệp kê khai thông tin qua các trang web trung gian, thì cần liên hệ với các trang web này để tạm thời khóa tài khoản lại. Sau dó hãy yêu cầu được cấp lại mật khẩu mới để đăng nhập vào website của Tổng cục thuế.
+ Bước 2: Làm lại USB Token mới
Sau khi đã có được mật khẩu mới để đăng nhập vào website của Tổng cục thuế, bạn hãy tiến hành làm lại USB Token cho doanh nghiệp mình. Cách thức tương tự với cách xử lý khi mất chú ký số ở trường hợp 1.
Cụ thể bao gồm:
• Doanh nghiệp liên hệ với đơn vị cung cấp USB Token để thông báo về tình trạng mất chữ ký số và yêu cầu làm thủ tục cấp lại thiết bị USB Token mới.
• Tiến hành cài đặt lại USB Token và sử dụng như bình thường.
Có thể thấy cả hai trường hợp mất chữ ký số trên đều có cách xử lý tương đối đơn giản và dễ dàng, tuy nhiên việc mất/thất lạc này vẫn sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến quá trình hoạt động và kinh doanh của doanh nghiệp.

Trên đây là bài viết chi tiết về Cách xử lý khi doanh nghiệp bị mất chữ ký số của Luật Hồng Bàng.

Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận dịch vụ này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Luật sư: Nhật Nam qua hotline: 0912.35.65.75, gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí: 1900 6575 hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com.

Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!

Trân trọng! 

Công ty Luật Hồng Bàng./.