1. Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng liên lạc
Văn phòng đại diện sẽ là đầu mối liên lạc giữa Công ty mẹ tại nước ngoài và khách hàng tại Việt Nam. Hiện nay, việc kinh doanh hàng hóa, dịch vụ xuyên biên giới không còn lạ lẫm. Nhất là kinh doanh qua mạng Internet và các sàn thương mại điện tử. Vì vậy, Văn phòng đại diện được lập ra để làm đầu mối trao đổi thông tin giữa các bên. Đây là chức năng cơ bản nhất của Văn phòng đại diện.
Tìm hiểu thị trường
Chức năng này của Văn phòng đại diện thường được các công ty nước ngoài sử dụng khi chuẩn bị đầu tư. Trước khi thực hiện đầu tư góp vốn vào Việt Nam, nhà đầu tư muốn nắm rõ nhu cầu của Thị trường Việt Nam. Văn phòng đại diện sẽ có nhiệm vụ tìm hiểu Quy mô thị trường, nhu cầu của thị trường, tính khả thi của dự án.
Xúc tiến cơ hội đầu tư kinh doanh
Cũng tương tự như nội dung thứ hai. Tuy nhiên, chức năng này được nâng lên một chút. Nghĩa là công ty nước ngoài đã thực hiện tìm hiểu thị thị trường Việt Nam. Họ muốn “tạo” ra khách hàng trước khi đầu tư vốn. Điều này sẽ tránh những rủi ro quá mức khi đầu tư tại một thị trường mới.
Các hoạt động không thuộc chức năng của Văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.
2. Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Bước 1: Làm thủ tục với quan thuế
Doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế.
Bước 2: Làm thủ tục chấm dứt văn phòng đại diện với cơ quan đăng ký kinh doanh
- Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của Phòng đăng ký kinh doanh và nộp theo thời gian quy định;
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh.
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, đồng thời ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
- Thời hạn giải quyết hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện: 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hoặc có thể lâu hơn do chờ thông tin của Cơ quan thuế.
- Thủ tục: Không thu lệ phí
Lưu ý: Có thể thực hiện cùng lúc Bước 1 và Bước 2
Bước 3: Trả lại dấu tại cơ quan công an
Chỉ áp dụng với các văn phòng đại diện trước đây do cơ quan công an cấp con dấu.
Hồ sơ chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (mẫu Phụ lục II-20 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
- Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Xác nhận của Cơ quan thuế (nếu có).
Lưu ý: Việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp gửi thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.
3. Tài liệu văn phòng đại diện cần cung cấp cho Luật Hồng Bàng
- Báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện đã nộp cho Sở công thương từ khi thành lập đến nay (Lưu ý: Trong đó có các nội dung như: Số lao động tại văn phòng đại diện, số tiền đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xác hội, thuế thu nhập cá nhân (nếu có), hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam,…)
- Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện;
- Giấy chứng nhận mẫu dấu của văn phòng đại diện;
- Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân của toàn bộ lao động đã làm việc tại văn phòng từ khi thành lập đến nay;
- Hóa đơn nộp thuế thu nhập cá nhân của toàn bộ lao động đã làm việc tại văn phòng từ khi thành lập đến nay;
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của toàn bộ lao động đã làm việc tại văn phòng từ khi thành lập đến nay;
- Sao kê tài khoản ngân hàng của văn phòng;
- Sổ quỹ tiền mặt của văn phòng;
- Mẫu xác nhận lương cho toàn bộ lao động đã làm việc tại văn phòng từ khi thành lập đến nay;
- Hợp đồng thuê văn phòng, chứng từ về chi phí hoạt động tại Việt Nam;
- Thông báo mã số thuế của văn phòng đại diện;
- Dấu của văn phòng đại diện;
Lưu ý: trường hợp cơ quan nhà nước kiểm tra, đối chiếu phát hiện số liệu không khớp giữa các chứng từ với thực tế, phát sinh chi ngoài mà không khai báo thì văn phòng đại diện sẽ phải chịu phạt theo quy định của pháp luật, đồng thời thời gian hoàn thành thủ tục sẽ bị ảnh hưởng.
Trên đây là bài viết chi tiết về Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam của Luật Hồng Bàng.
Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận dịch vụ này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật sư: Nguyễn Đức Trọng qua hotline: 0912.35.65.75, gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6575 hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com.
Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!
Trân trọng!
Công ty Luật Hồng Bàng./.
