Sử dụng chữ ký số trong giao dịch thương mại điện tử hiện nay là cần thiết và hữu ích, hầu như các doanh nghiệp và tổ chức đều nhận thức được điều đó. Chỉ với những thao tác đơn giản, nhanh chóng bạn đã hoàn thành các thủ tục hành chính, hồ sơ giấy tờ mà trước khi có chữ ký số bạn phải tốn khá nhiều thời gian công sức để làm điều này.
Khi chữ ký số hết hạn, doanh nghiệp bắt buộc phải gia hạn chữ ký số, nếu không thì phải xóa chữ ký số đang dùng và đăng ký một chữ ký số mới để mọi hoạt động giao dịch vẫn được tiếp tục được diễn ra suôn sẻ.

1. Cách kiểm tra thời hạn chữ ký số của doanh nghiệp

Có 2 cách để bạn có thể kiểm tra xem chữ ký số hết hạn hay chưa điều kiện bắt buộc phải có là INTERNET hoặc CHỮ KÝ SỐ

1.1. Kiểm tra bằng website của Tổng cục Thuế

Bước 1: Truy cập vào website của Tổng cục Thuế tại địa chỉ nhantokhai.gdt.gov.vn . Sử dụng tài khoản thuế của doanh nghiệp để tiến hành đăng nhập.
Bước 2: Chọn mục Tra cứu và nhấn vào mục Tra cứu tờ khai của doanh nghiệp. Sau đó nhấn nút Tra cứu trên màn hình máy tính.
Bước 3: Chọn một tờ khai đã nộp thuế với cơ quan thuế của doanh nghiệp .
Bước 4: Nhấn vào mục Xem chứng thư số để kiểm tra lại thời hạn của chữ ký số. Nếu chữ ký số chuẩn bị hết hạn thì doanh nghiệp nên xóa chữ ký số đang dùng và cập nhật chữ ký số mới ngay lập tức.

1.2. Kiểm tra thông qua phần mềm chữ ký số

• Bước 1: Truy cập vào phần mềm/ứng dụng chữ ký số, điền thông tin tài khoản và mật khẩu để đăng
nhập.
• Bước 2: Chọn mục Chứng thư số và chọn Khóa công khai, sau đó nhấn nút xem/hiển thị. Lúc này, thời hạn của chữ ký số sẽ hiển thị trên màn hình.

2. Hướng dẫn cách xóa chữ ký số hết hạn cho doanh nghiệp

Trong trường hợp chữ ký số của doanh nghiệp đã hết thời hạn sử dụng, doanh nghiệp cần tiến hành gia hạn hoặc xóa chữ ký số.
Nếu doanh nghiệp không muốn gia hạn chữ ký số vì có nhu cầu chuyển sang sử dụng chữ ký số của một nhà cung cấp khác thì lúc này, việc cần làm là xóa chữ ký số và cập nhật chữ ký số mới thay thế.
Các bước để xóa chữ ký số hết hạn như sau:
Bước 1: Truy cập vào phần mềm/ứng dụng chữ ký số mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, chọn mục Quản lý tài khoản chữ ký số.
Bước 3: Nhấn chọn Thông tin tài khoản để nắm được những thông tin về tài khoản chữ ký số mà doanh nghiệp đã đăng ký.
Bước 4: Sau đó, doanh nghiệp tiếp tục nhấn Chỉnh sửa và chọn mục Chứng thư số mới để xóa chữ ký số hết hạn.
Bước 5: Lúc này, doanh nghiệp cần cập nhật chứng thư số mới trên USB token/ứng dụng chữ ký số để nghĩa vụ nộp thuế trên phần mềm kê khai không bị gián đoạn. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần nhập mã PIN, sau đó nhấn Lưu lại/cập nhật và nhấn Đăng ký là hoàn thành quá trình xóa chữ ký số hết hạn và cập nhật chữ ký số mới cho doanh nghiệp.
Nếu chữ ký số hết hạn không được gia hạn hoặc xóa đi để cập nhật chữ ký số mới thì hệ thống sẽ tự động xóa vĩnh viễn chữ ký số đó, khiến doanh nghiệp không thể thực hiện bất kỳ giao dịch nào.
Để tránh bị động trong tình huống này, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín có khả năng thông báo về tình trạng còn/hết hạn của chữ ký số, giúp doanh nghiệp luôn chủ động kiểm soát được tình hình.

3. Cách giải quyết khi chữ ký số hết hạn

Chữ ký số hết hạn nhiều công ty cũng khá loay hoay không biết làm thế nào để có thể tiếp tục sử dụng chữ ký số. Khi đó Quý Khách hàng có thể gia hạn chữ ký số một các đơn giản, dễ dàng như sau:
Để gia hạn chữ ký số, trước hết bạn hãy liên lạc với các nhà phát hành chữ ký số (Viettel, FPT,…) nêu rõ chữ ký số hết hạn và bạn muốn gia hạn chữ ký số cho doanh nghiệp mình. Sau đó, cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:
– CMND của người đại diện theo pháp luật
– Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp – Thiết bị Usb Token
– Phiếu gia hạn (Nhà phát hành chữ ký số sẽ cung cấp cho bạn)

Trên đây là bài viết chi tiết về Cách giải quyết khi chữ ký số hết hạn của Luật Hồng Bàng.

Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận dịch vụ này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Luật sư: Nhật Nam qua hotline: 0912.35.65.75, gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí: 1900 6575 hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com.

Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!

Trân trọng! 

Công ty Luật Hồng Bàng./.