Khi văn phòng đại diện khi không còn giúp doanh nghiệp phát triển hay góp phần tạo ra lợi ích cho công ty thì văn phòng đại diện đó cần được giải thể.

Vậy giải thể văn phòng đại diện là gì? Các căn cứ để giải thể văn phòng đại diện là gì? Hồ sơ, thủ tục để giải thể văn phòng đại diện như thế nào?

Bài viết dưới đây Luật Hồng Bàng sẽ giúp quý khách giải đáp các thắc mắc và hướng dẫn cụ thể về vấn đề giải thể văn phòng đại diện.

1. Giải thể văn phòng đại diện là gì?

Hiện nay pháp luật doanh nghiệp không có quy định cụ thể về khái niệm của giải thể văn phòng đại diện.

Tuy nhiên, có thể hiểu, giải thể văn phòng đại diện là cách gọi thông thủ tục pháp lý nhằm chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.

Việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện là thủ tục được thực hiện khi văn phòng đó hoạt động không còn hiệu quả và đáp ứng đủ điều kiện, căn cứ.

2. Căn cứ giải thể văn phòng đại diện

Có thể thấy việc hình thành và giải thể của văn phòng đại diện phụ thuộc rất nhiều vào sự phát triển của văn phòng đó mang lại những lợi ích và hiệu quả tốt cho việc kinh doanh và quảng bá cho doanh nghiệp không.

Theo Điều 213 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện bao gồm các trường hợp sau:

• Do công ty mẹ chấm dứt hoạt động trên cùng lãnh thổ.
• Hết thời hạn hoạt động ghi trong Giấy phép thành lập văn phòng đại diện mà doanh nghiệp không gia hạn.
• Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và không được cơ quan có thẩm quyền cấp phép gia hạn;.
• Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan chức năng.
• Doanh nghiệp hoạt động không đủ ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết theo quy định pháp luật.

3. Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện

Khi văn phòng đại diện hoạt động không còn hiệu quả hay không cần thiết nữa thì doanh nghiệp thường sẽ lựa chọn giải thể văn phòng đại diện để giảm thiểu chi phí. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gửi Phòng Đăng ký kinh doanh để giải thể văn phòng đại diện gồm:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện quy định tại phụ lục II-20 Thông báo về việc chấm dứt hoạt độngvăn phòng đại diện (Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 3 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư).
• Quyết định của doanh nghiệp về chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của văn phòng đại diện và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội.
• Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động.
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
• Con dấu của văn phòng đại diện (nếu có).
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế và giấy chứng nhận đăng ký đầu tư bản sao (nếu có)
• Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện (nếu có).

Ngoài ra doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ để gửi Cơ quan thuế gồm:

• Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế – Mẫu số 24/ĐK-TCT thông báo đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế mới nhất năm 2021 theo Thông tư 105/2020/TT-BTC về hướng dẫn đăng ký thuế.
• Quyết định giải thể văn phòng đại diện
• Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện.
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (bản sao).
• Giấy đăng ký mã số thuế bản chính (nếu có).

4. Thủ tục chủ động giải thể văn phòng đại diện

Bước 1: Nộp hồ sơ khóa mã số thuế văn phòng đại diện

Khi muốn giải thể văn phòng đại diện doanh nghiệp, một trong những thủ tục hết sức quan trọng và không thể thiếu là việc đề xuất khóa mã số thuế của văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế của mã số thuế của văn phòng đại diện.

Bước 2: Làm thủ tục trả dấu hoặc làm xác nhận không sử dụng dấu (nếu có)

Thủ tục này chỉ áp dụng với các văn phòng đại diện trước đây do cơ quan công an cấp con dấu.

Trong trường hợp văn phòng đại diện được thành lập trước ngày 01/07/2015 ngày bắt đầu có hiệu lực của Luật doanh nghiệp 2014 thì cần nộp hồ sơ trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu tại cơ quan công an.

• Văn bản xin trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu.
• Quyết định giải thể văn phòng đại diện.
• Con dấu và giấy đăng ký mẫu con dấu bản chính ( trường hợp trả con dấu).

Đối với văn phòng đại diện do doanh nghiệp tự khắc dấu từ năm 2015 trở lại đây thì doanh nghiệp không phải trả lại con dấu. Con dấu này tự động hết hiệu lực khi văn phòng có thông báo chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.

Bước 3: Chuẩn bị và nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền

Trong thời hạn 7 ngày từ khi thanh toán hết các khoản nợ của công ty, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký giải thể đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua mạng điện tử đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, đồng thời ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Bước 4: Trả kết quả

Phòng Đăng ký kinh doanh nhận thông báo, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ; chuyển tình trạng pháp lý trong Cơ sở dữ liệu sang tình trạng chấm dứt hoạt động; đồng thời ra Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Thời hạn giải quyết hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện: 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hoặc có thể lâu hơn do chờ thông tin của Cơ quan thuế.

Trong trường hợp Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra hồ sơ thấy có sai hoặc thiếu sót sẽ ra Thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ cho doanh nghiệp.

5. Thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện do bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động

Trường hợp văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động thì khi đó Cơ quan đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi trong trường hợp văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 (một) năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế quản lý.

Giải quyết hồ sơ giải thể văn phòng đại diện: Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo bằng văn bản về hành vi vi phạm của văn phòng đại diện; đồng thời yêu cầu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đến trụ sở của Phòng Đăng ký kinh doanh để giải trình theo giấy hẹn đã gửi.

Sau 10 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc thời hạn hẹn trong thông báo mà người được yêu cầu không đến giải trình thì Phòng Đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đồng nghĩa với việc văn phòng đại diện của doanh nghiệp đã chấm dứt hoạt động, các giao dịch liên quan của văn phòng đại diện còn lại sau thông báo này sẽ không có giá trị pháp lý nữa.

Trên đây là bài viết chi tiết hướng dẫn Thủ tục giải thể văn phòng đại diện của Luật Hồng Bàng.

Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận dịch vụ này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Luật sư:  Nhật Nam qua  hotline: 0912.35.65.75, gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí: 1900 6575 hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com.

Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!

Trân trọng!  

Công ty Luật Hồng Bàng./.