Để phục vụ cho quá trình đầu tư tại Việt Nam, các công ty nước ngoài thường phải thành lập văn phòng đại diện. Vậy điều kiện và thủ tục cụ thể như thế nào hãy cùng Luật Hồng Bàng tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.
1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài bao gồm những gì?
Căn cứ theo Điều 7, Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016 quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có quy định thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài gồm những giấy tờ gì?
Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức sẽ cần 01 bộ hồ sơ xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những nội dung, tài liệu bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định số 07/2016/ NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.
3. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài bao gồm những bước nào?
Quy trình xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài bao gồm các bước sau đây:
Bước 1: Thương nhân nước ngoài chuẩn bị thông tin, tài liệu thực hiện cho việc thành lập văn phòng đại diện.
Thương nhân chuẩn bị đầy đủ những tài tài liệu, hồ sơ cho việc thực hiện thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài như đã được nêu ra ở trên.
Bước 2: Soạn thảo và hộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty tới sở công thương.
Thương nhân nước ngoài gửi hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đến Sở Công thương tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở. Hồ sơ có thể được gửi trực tiếp qua đường bưu điện, công văn hành chính; hoặc qua mạng điện tử.
Bước 3: Sở Công thương thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty.
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và gửi bản sao Giấy phép tới Bộ Công thương; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Cơ quan Thuế; Cơ quan Thống kê, Cơ quan công an cấp tỉnh nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Sở Công thương phải thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.
Bước 4: Thương nhân nhận giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện.
Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân đăng ký.
Bước 5: Nộp thông báo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài.
Sau khi được cấp Giấy phép thành lập, Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục thông báo hoạt động theo quy định tại Khoản 1 Mục IV Thông tư 11/2016/TT-BCT.
4. Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Không phải tất cả các thương nhân nước ngoài đều được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Những trường hợp sau đây sẽ bị các cơ quan nhà nước có thẩm quyền từ chối cấp phép:
- Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên;
- Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
- Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khỏe của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường;
- Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.
5. Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Theo quy định của pháp luật hiện hành, trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương;
Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
6. Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là gì?
Thương nhân nước ngoài sau khi hoàn thành việc xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, cần thực hiện thêm các thủ tục bao gồm:
- Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
- Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
- Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành.
7. Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam có những quyền và nghĩa vụ gì?
Căn cứ theo quy định tại Điều 17, Luật Thương mại 2005 văn phòng đại diện có các quyền:
- Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
- Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Các quyền khác theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh đó, căn cứ theo Điều 18 Luật Thương mại, văn phòng đại diện có các nghĩa vụ như sau:
- Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam;
- Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép;
- Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật Thương mại;
- Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
8. Thời gian xin giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài mất bao lâu?
Đối với Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài xin cấp Giấy phép thành lập trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Trường hợp phải xin ý kiến, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
9. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài có thời hạn trong bao lâu?
Theo quy định của pháp luật hiện hành, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.
Lưu ý:
- Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó;
- Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được gia hạn thực hiện như quy định của pháp luật.
10. Chức năng của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là gì?
Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài là đơn vị phụ thuộc và không có chức năng kinh doanh ngoài thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà Văn phòng đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành;
Văn phòng đại diện báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của Văn phòng theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
11. Dịch vụ xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam – Luật Hồng Bàng
Về cơ bản thủ tục đăng ký giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam khá phức tạp và khó khăn. Dù nắm được những quy định của pháp luật về hồ sơ, thủ tục nhưng một số trường hợp doanh nghiệp vẫn không thể tự thực hiện toàn bộ hồ sơ để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Khi doanh nghiệp tiến hành thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam mà chưa thực hiện thủ tục đăng ký giấy phép sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
Luật Hồng Bàng chính là đơn vị có thể giúp quý khách thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận dịch vụ này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Luật sư: Nhật Nam qua hotline: 0912.35.65.75, gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí: 1900 6575 hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com.
Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!
Trân trọng!
Công ty Luật Hồng Bàng./.
